Overhead

In het programma Overhead zijn de baten en lasten opgenomen van de bedrijfsvoering van de gemeente Zoetermeer. Dit gaat om personeelszaken, informatievoorziening & automatisering, juridische & bestuurszaken en inkoop, facilitaire zaken & huisvesting, communicatie en alle leidinggevenden en de daarbij horende ondersteuning. Het doel van overheadafdelingen is sturing van de organisatie en ondersteuning van het primaire proces. Het beleid voor de bedrijfsvoering en de (wettelijke) indicatoren zijn beschreven in paragraaf 5 Bedrijfsvoering.
Voor overhead zijn daarnaast sinds de Programmabegroting 2021-2024 twee specifieke kengetallen toegevoegd:

• Het eerste kengetal betreft de geraamde lasten van de overhead uitgedrukt in een percentage van de totale geraamde lasten, exclusief stortingen in de reserves. Dit kengetal is in 2021 uitgekomen op 10%, gelijk aan de raming en gelijk aan de realisatie in 2019.
• Het tweede kengetal geeft de kosten van het personeel in een overheadfunctie uitgedrukt in een percentage van de totale kosten van het personeel weer. Dit kengetal is in 2021 uitgekomen op 36%, in lijn met de indicatie uit de raming (35% - 37%) en gelijk aan de realisatie in 2019.

Het doel van deze eigen kengetallen is inzicht verschaffen in de doelmatigheid van de bedrijfsvoering (overhead en beleidstaakvelden).
In 2021 heeft er een doorlichtingsonderzoek plaatsgevonden; oplevering daarvan gebeurt in 2022. De uitkomsten zullen aanvullende inzichten bieden.

Voor een verklaring van verschillen tussen begroting en rekening wordt verwezen naar hoofdstuk Jaarrekening/Toelichting op het overzicht van baten en lasten.

Financiën op hoofdlijnen
Personeel & Organisatie 
Personeel en Organisatie kent op hoofdlijnen de volgende onderdelen: personele zaken beheer & advies, (salaris)administratie, werving & selectie, loopbaanontwikkeling, duurzame inzetbaarheid en flankerend beleid. 

Informatievoorziening & Automatisering 
De kosten op het gebied van informatievoorziening en automatisering hebben vooral te maken met de ondersteuning van de automatisering, informatiebeheer en archivering, functioneel beheer, advisering op de informatievoorziening, projectmanagement en het verzamelen, analyseren en ontsluiten van data. Daarnaast worden kosten gemaakt voor aanschaf, onderhoud en beheer van de eigen infrastructuur (systemen), de afgenomen cloud-diensten, connectiviteit, informatiebeveiliging en digitale middelen zoals computers, telefoons, etc. 

Financiën en Control 
Het betreft vooral personele kosten voor de financiële advisering, administratie, kaderstelling en P&C-cyclus.

Concern Control 
Concern Control is belast met het uitvoeren van de volgende taken: Het uitvoeren van de verbijzonderde interne controlefunctie, het organiseren van de 213a onderzoeken, het vormgeven aan de rol van CISO (Chief Information Security Officer), het verder bouwen aan het management controlsysteem van de gemeente.
Naast de reguliere activiteiten heeft de eenheid Concerncontrol een bijdrage geleverd aan de opzet en werking van de Corona-gerelateerde processen (Tozo, noodsteun). De lasten betreffen voornamelijk personele kosten.

Juridische & Bestuurszaken en Inkoop 
Het bestuur wordt ondersteund door secretariaat en bestuursadviseurs. Op gebied van inkoop- en aanbesteding en juridische ondersteuning wordt vooral personeel ingezet. Hieronder vallen ook de werkzaamheden met betrekking tot de privacywetgeving. Daarnaast vallen ook de onderdelen kabinet, rechtsbescherming, en onderzoek & statistiek onder dit onderdeel. 
De kosten van de afdeling Bestuurlijke Ondersteuning en Juridische Aangelegenheden zitten voornamelijk op personele inzet, ter ondersteuning en advisering van het bestuur en de organisatie. 

Facilitaire zaken & Huisvesting 
De huisvestingskosten zijn de grootste kostenpost. Ook de facilitaire dienstverlening valt binnen dit budget. De inkomsten hebben betrekking op de verhuur van een deel van het pand en koffiebijdrage van het personeel. 

Communicatie 
Het communicatiebudget is vooral besteed aan communicatieadvies. 

Management & afdelingsondersteuning 
Het betreft hier de loonkosten voor de directie, management en secretariaten. Daarnaast worden kosten voor afdelingsoverhead zoals opleidingen en indirecte uren hier verantwoord.