Bijlage 2 Staat van de gemeente

Rapportage interbestuurlijk toezicht over 2021

RAPPORTAGE INTERBESTUURLIJK TOEZICHT OVER 2021
Zoetermeer
Op te voeren door gemeente in P&C cyclus/jaarrekening
Financiën TOELICHTING
Er is structureel en reëel begrotingsevenwicht in de begroting 2022 en/of het laatste jaar van de meerjarenraming 2023-2025 Het eerste jaar van de Programmabegroting 2022-2025 is structureel in evenwicht. In het laatste jaar is er sprake van een tekort. De score is daarom oranje. De gemeentefinanciën staan onder druk. Bij het opstellen van de Programmabegroting was er onzekerheid over (structurele) rijksbijdragen voor toegenomen kosten jeugd en Wmo, mogelijke opschorting/afschaffing van de opschalingskorting en de (gevolgen van de) herverdeling van het gemeentefonds. In afwachting van die ontwikkelingen is er vooralsnog afgezien van extra bezuinigingen.
Is er reden voor extra aandacht? nee De gemeentefinancien staan al jaren onder druk en vragen continu aandacht.
Ruimtelijke ordening TOELICHTING
De gemeentelijke bestemmingsplannen zijn aangepast aan de Omgevingsverordening Zuid-Holland. De bestemmingsplannen van Zoetermeer voldoen aan de Omgevingsverordening.
Is er reden voor extra aandacht? nee
Omgevingsrecht TOELICHTING
Voor zowel de milieutaken als de bouw- en woningtoezichtstaken beschikt uw gemeente over een actueele uitvoerings- en handhavingsstrategie. De raad is binnen trwee maanden na vaststelling ervan hierover geïnformeerd. Het uitvoeringsprogramma 2021 is voor 1 februari 2021 door het college van B&W vastgesteld en de raad is hierover voor 15 juli 2021 geïnformeerd. De evaluatierapportage 2020 is voor 15 juli 2021 door het college van B&W vastgesteld en de raad is hierover voor 1 oktober 2021 geínforemeerd. Groen, Oranje of Rood (cel inkleuren) De gemeente Zoetermeer kent een Vergunningen-, Toezicht- en Handhavingsbeleid (VTH-beleid) met daarin een uitvoerings- en handhavingsstrategie. Tevens kent de gemeente Zoetermeer een Uitvoeringsprogramma. Het Uitvoeringsprogramma bevat tevens de evaluatie van het voorgaande jaar. Op 2 april 2019 heeft het college van burgemeester en wethouders het VTH-beleid vastgesteld voor de periode 2019-2022. Op 3 april 2019 is het VTH-beleid bekendgemaakt aan de raad. Hiermee wordt voldaan aan de eis dat de gemeente beschikt over een uitvoerings- en handhavingsstrategie. Op 19 januari 2021 heeft het college van burgemeester en wethouders het Uitvoeringsprogramma – en daarmee dus ook de evaluatie – vastgesteld. Op 20 januari 2021 is het Uitvoeringsprogramma bekendgemaakt aan de gemeenteraad. Op 21 januari 2021 is hierover mededeling gedaan aan de provincie. Hiermee wordt voldaan aan de eis dat het Uitvoeringsprogramma en de evaluatierapportage tijdig zijn vastgesteld en bekendgemaakt aan de raad. Hierdoor is de beoordeling groen.
Is er reden voor extra aandacht? nee
Monumentenzorg TOELICHTING
De gemeente heeft een adviescommissie die adviseert over uit te voeren werken aan (rijks)monumenten op grond van de Monumentenwet en de samenstelling is deskundig. De erfgoedcommissie bestaat uit drie leden: de stadsbouwmeester (voorzitter), een restaurautiedesundige en een architectuurhistoricus.
Is er reden voor extra aandacht? nee
Archief- en informatiebeheer TOELICHTING
Het archief- en informatiebeheer van de gemeente zijn op orde. In eerdere rapportages is geconstateerd dat het archief- en informatiebeheer van de gemeente een aantal structurele problemen kent. Hierbij is tevens geconstateerd er drie belangrijke randvoorwaarden zijn die verbeteringen mogelijk moeten maken, namelijk: 1. De vervanging van het zaaksysteem. 2. Medewerkers, proceseigenaren en de directie moeten zich beter bewust worden van het belang van archief- en informatie en hun eigen rol en verantwoordelijkheid hierin, zodat ze hier naar kunnen handelen. 3. Bij initiatie, advisering over en implementatie van verbetermaatregelen speelt het team Informatiebeheer een cruciale rol. Kennis en competenties zijn binnen dit team echter in onvoldoende mate aanwezig om aan de toenemende vraag te kunnen voldoen. Investering in het team Informatiebeheer is nodig om het gewenste niveau te behalen en te behouden en aan de vraag vanuit de organisatie te kunnen voldoen. In 2021 is het zaaksysteem vervangen. De data uit het oude zaaksysteem is gemigreerd naar het pre-depot, waar vernietigingstermijnen worden toegekend of zaken worden voorbereid op overbrenging naar het e-depot van de gemeente. De bewustwording van het belang van archief- en informatiebeheer is vergroot door een samenwerkingsverband met de vakgebieden privacy en informatiebeveiliging op te zetten. Dit heeft er onder andere toe geleid dat informatiebeveiliging, privacy en informatiebeheer een vast onderdeel worden van de Op Koers-gesprekken met medewerkers en college- en raadsvoorstellen. Daarnaast moet bij de aanschaf van een applicatie eerst worden getoetst of deze vanuit het oogpunt van privacy, informatiebeveiliging en informatiebeheer voldoet. Ook worden de bevindingen die de gemeentearchivaris doet ten aanzien van het toezicht op het archief- en informatiebeheer sinds 2021 breder in de gemeentelijke organisatie gedeeld. Hiermee zijn belangrijke stappen gezet die de verdere verbetering van het gemeentelijke archief- en informatiebeheer mogelijk maken. De komende jaren moeten verdere verbetermaatregelen worden geïmplementeerd, waaronder: - De implementatie van een kwaliteitszorgsysteem. - Het vergroten van de kennis van medewerkers met betrekking tot het concept zaakgericht werken en de voordelen die dit heeft voor de dienstverlening en de informatiehuishouding. - De afronding van het proces om tot vervanging van papieren archiefbescheiden door digitale reproducties te komen. - Het opstellen van informatiebeheerplannen waarmee de verblijfplaats van informatie binnen de gemeente in kaart wordt gebracht en op basis waarvan concrete maatregelen genomen kunnen worden om het beheer van informatie te verbeteren. - Het opstellen van een visie op het gemeentelijke archief- en informatiebeheer. Om deze verbetermaatregelen door te kunnen voeren, is het van belang dat het onderwerp archief- en informatiebeheer de komende jaren de blijvende aandacht heeft van alle betrokkenen en het team Informatiebeheer de middelen krijgt om verbetermaatregelen (snel) in te voeren.
Is er reden voor extra aandacht? nee
Huisvesting Vergunninghouders TOELICHTING
De gemeente heeft volledig en tijdig voldaan aan de halfjaartaakstelling en er is geen achterstand. Gevraagde informatie Stand van zaken
Voorsprong/achterstand per 1 januari 2021 Voorsprong (van 10)
Fase interventieladder op 1 januari 2021 Taakstelling gerealiseerd
Taakstelling eerste halfjaar 2021 96
In het eerste halfjaar 2021 gehuisveste vergunninghouders 51
Voorsprong/achterstand per 1 juli 2021 (doorhalen wat niet van toepassing is) Achterstand (van 35)
Fase interventieladder op 1 juli 2021 Signaleren
Taakstelling tweede halfjaar 2021 78
In het tweede halfjaar 2021 gehuisveste vergunninghouders 76
Voorsprong/achterstand per 31 december 2021 (doorhalen wat niet van toepassing is) Achterstand (van 37)
Fase interventieladder op 31 december 2021 Signaleren
Toelichting
De taakstelling voor 2021 bedroeg 174 te huisvesten vergunninghouders. Dat is meer dan een verdubbeling ten opzichte van de afgelopen 2 jaar. Daarnaast stijgt de behoefte aan woningen bij reguliere woningzoekenden en andere doelgroepen ook nog steeds. De provincie heeft aangegeven coulant om te gaan in de eventueel te nemen stappen op de interventieladder vanwege de medewerking aan de noodopvanglocatie in Zoetermeer. In de regionale en provinciale regietafels rond dit thema wordt gewerkt aan een voorstel voor 'matching' in de regio, waardoor kansen ontstaan voor gemeenten om elkaar te helpen bij het behalen van de taakstelling. In de jaren voorafgaand aan 2021 heeft de gemeente overigens steeds de taakstelling goed kunnen invullen.
Is er reden voor extra aandacht? nee