Aandacht voor de mens in de organisatie
Met de aanhoudende pandemie en de soms verstrekkende gevolgen die dit had voor de samenleving als geheel en dus voor alle medewerkers in de organisatie, is aandacht voor de mens in de organisatie onverminderd van groot belang geweest in 2021. Een belangrijk vraagstuk dat daarbij expliciet vroeg om nieuwe wegen met elkaar te verkennen en waarvoor herhaaldelijk aandacht is geweest, is het beheersbaar houden van de werkdruk voor álle medewerkers binnen andere manieren van samenwerken.
Vanaf het begin van de COVID-19 crisis is het lange tijd niet nodig geweest om management en medewerkers te stimuleren; de organisatie toonde een enorme inzet en flexibiliteit. Nadat in de wintermaanden een groot deel van de medewerkers het werk van huis uit verricht, volgt in de zomermaanden een periode waarin het mogelijk is om elkaar fysiek, ook op kantoor, te ontmoeten. De diverse maatregelen die eerder zijn genomen om de terugkeer naar kantoor in goede banen te leiden, zijn in die maanden in praktijk gebracht. De persoonlijke aandacht heeft menigeen goed gedaan. Helaas is in het najaar thuiswerken opnieuw de standaard geworden. De regeling die in 2020 is gestart om medewerkers te voorzien van faciliteiten om dit zo probleemloos mogelijk te laten verlopen, zijn voortgezet in 2021. Daardoor komen ook nieuwe medewerkers hiervoor in aanmerking.
Werkdruk
Na ruim een jaar pandemie en steeds wisselende maatregelen komen de grenzen van de flexibiliteit van de organisatie in zicht. De oorzaken van de hoge werkdruk waren en zijn zeer divers; soms objectief kwantificeerbaar, soms alleen kwalitatief en vaak een samenloop van oorzaken. Niet alleen COVID-19, een aantrekkende economie en een krapper wordende arbeidsmarkt, maar ook oplopend ziekteverzuim en onvoldoende prioritering hebben invloed op de werkdruk binnen de organisatie.
In het voorjaar is het thema werkdruk als acuut probleem in de organisatie geagendeerd. Sindsdien is er gewerkt aan oplossingen en waar mogelijk en nodig is direct actie ondernomen.
Met allen afdelingen is het gesprek gevoerd over werkdruk, waar mogelijk is extra personeel ingehuurd, op onderdelen is de vaste formatie uitgebreid en er is en wordt gewerkt aan prioriteringsmaatregelen.
Vanuit het project Duurzame Inzetbaarheid wordt een bijdrage geleverd door aandacht voor
• het bevorderen van de mentale gezondheid door het vergroten van energiebronnen;
• het bevorderen van de fysieke gezondheid en
• aanpak van het ziekteverzuim
Daarbij is er ruim aandacht voor de rol die leidinggevenden hierbij hebben.
Naar aanleiding van de uitkomsten van het Preventief Medisch Onderzoek (PMO) en het Medewerkers Onderzoek Bevlogenheid (MOB) (gehouden eind 2020) zijn op de verschillende managementniveaus, binnen de OR en op afdelingen gesprekken gevoerd om de uitkomsten te toetsen, te verklaren en om gerichte acties in te zetten. In de hele organisatie zijn naar aanleiding van de uitkomsten onder meer webinars georganiseerd over bijvoorbeeld mentale gezondheid en slapen. Verder is de work-&-move-app op laptops van de gemeente geïnstalleerd, die medewerkers in de gelegenheid stelt om persoonlijke pauzes in het werk in te stellen, en zijn diverse initiatieven georganiseerd, zoals wandel- en fietschallenges, om ook de fysieke gezondheid te bevorderen.
Het vele thuiswerken maakt het in 2021 weer lastig om aandacht en begeleiding te bieden aan de medewerkers die inmiddels een plek binnen de organisatie hadden gevonden in het kader van een participatiebaan. Toch is het ook dit jaar weer gelukt om deze medewerkers hun plek te laten behouden; het totaal aantal medewerkers in een participatiebaan is toegenomen, zij het zeer gering. Er is aandacht besteed aan het formuleren van een plan van aanpak om breed in de organisatie de bewustwording over een divers en inclusief personeelsbestand, inclusief deze medewerkers, te verhogen.
Vanuit haar maatschappelijke rol als werkgever heeft de organisatie ook ruimte kunnen geven aan veelal jonge mensen in het kader van een stage-, leerarbeids- of werkervaringsplaats of als leerling. Net als het jaar ervoor zijn er in 2021 rond de 60 mensen op deze manier begonnen om tijdelijk ervaring op te doen binnen de gemeentelijke organisatie.
Indicatoren bedrijfsvoering
Ondanks de aandacht voor en inspanningen op het gebied van verzuimpreventie en -begeleiding vanuit het project Duurzame Inzetbaarheid, is het ziekteverzuimpercentage in 2021 weer gestegen van 6,0% naar 6,6% voor het totale concern. De richtlijn voor het concern van 5,5% is daarmee niet gehaald.
Wanneer het percentage wordt gecorrigeerd voor medewerkers die het hele jaar door ziekte afwezig zijn geweest, komt het verzuimpercentage uit op 5,9%. Een zeer klein aantal medewerkers, met niet beïnvloedbaar verzuim, heeft daarmee een grote invloed op het totaal verzuim.
Omdat in wettelijke bepalingen is aangegeven dat de reden van verzuim door de werkgever niet mag worden vastgelegd, is niet bekend wat de directe impact van COVID-19 op het verzuim binnen de organisatie is. De cijfers laten niet zien of medewerkers ziek zijn geweest als gevolg van COVID-19. Ook de indirecte impact, zoals of het thuiswerken een gunstig of ongunstig effect heeft op het aantal ziekmeldingen, is niet zichtbaar.
Een andere indicator is de leeftijdsopbouw van het personeelsbestand. In de samenstelling van de leeftijdsopbouw is in 2021 nauwelijks gewijzigd; ten opzichte van de 100.000+ gemeenten heeft Zoetermeer nog een iets jonger ambtenarenbestand.
Voor zowel ziekteverzuim als voor leeftijdsverdeling geldt dat de gegevens van de 100.000+ gemeenten over 2021 pas in het voorjaar van 2022 worden gepubliceerd in de Personeelsmonitor van het AenO Fonds.
Aandacht voor de organisatie
Het jaar 2021 stond opnieuw in het teken van het op afstand blijven samenwerken en het werk voor de stad en haar inwoners zo goed mogelijk door laten gaan. De voorgenomen structuurwijziging in de organisatie is één van de onderwerpen waaraan aandacht is gegeven.
De inrichting van het fysieke domein is meer geclusterd en vereenvoudigd waardoor de onderlinge samenwerking wordt vergemakkelijkt en het aantal afdelingshoofden is verminderd. Daarnaast zijn voorbereidende gesprekken gevoerd met de managers in het sociaal domein om knelpunten in de aansturing en structuur te inventariseren.
In het kader van Zoetermeer2040 is ook gewerkt aan de versterking van de samenwerking tussen het sociale en het fysieke domein.
Professionaliseren projectmatig werken en het projectenbureau
Een eerder ingeslagen weg in de richting van het leveren van professioneel projectmanagement voor de hele organisatie, kreeg in 2021 duidelijk gestalte met de oprichting van het projectenbureau. Alle formeel vastgestelde ruimtelijke projecten worden nu gerealiseerd vanuit het projectenbureau. In de toekomst is het de bedoeling om vanuit het projectenbureau alle Zoetermeerse projecten op te pakken en te coördineren.
Er wordt hard gewerkt aan het verder professionaliseren van projectmatig werken. De Zoetermeerse werkwijze Projectmatig werken is de basis waarmee alle projectmanagers werken. In 2021 zijn trainingen projectmatig werken gegeven aan verschillende doelgroepen: ambtelijk opdrachtgevers, projectmanagers en projectmedewerkers.
Inhuur derden
Naast vast personeel maakt de gemeente gebruik van extern personeel. Over het algemeen gelden de volgende vijf redenen om personeel van derden in te zetten:
• Overbrugging vacature bestaande formatie
• Ziekte/ zwangerschapsvervanging
• Specialistische kennis
• Inhuur t.b.v. projecten
• Flexibiliteit en piekbelasting
Volgens de afspraak is vanaf 2021 de registratie volgens deze indeling ingericht (zie tabel 2).
De inzet van extern personeel wordt beïnvloed door externe ontwikkelingen, zoals krapte op de arbeidsmarkt, en organisatie specifieke ontwikkelingen, zoals de woningbouwopgave en tijdelijke extra inzet op bijvoorbeeld de uitvoering van de TOZO-regeling.
Daarnaast maken afdelingen als Afvalinzameling, Publieksplein en Vrije Tijd gebruik van een flexibele schil inleenpersoneel (uitzendkrachten) rond een vaste schil van eigen personeel. Deze flexibele schil is nodig om de continuïteit van de dienstverlening te blijven waarborgen bijvoorbeeld bij seizoen pieken in de werkzaamheden. Daarbij is er voortdurend aandacht voor het omzetten van flexibele inzet naar vast personeel, daar waar mogelijk.
Behoud van kennis en kwaliteit in de organisatie is een belangrijke motivatie om inhuur van externe medewerkers om te zetten naar vast personeel. Daarnaast speelt het beheersbaar houden van de kosten externe inhuur een rol. De toenemende krapte op de arbeidsmarkt wordt door alle gemeenten op identieke vacatures ervaren.
In dit geheel van ontwikkelingen zijn verschillende nieuwe wegen ingeslagen. Zo is gestart met een extra impuls voor de interne recruitmentfunctie. Verder is in het najaar van 2021 door het DT vastgesteld dat de maximumtermijn voor externe inhuur op 2 jaar wordt gezet en het maximumaantal uren per week op 32 uur (onderbouwde afwijking is mogelijk). Op basis van een inhuurscan wordt gekeken welke vacatures extra inzet vragen ten behoeve van een vaste invulling.
Ook is een plan opgesteld voor een Arbeidsmarktoffensief “Kiezen voor Zoetermeer als werkgever”, dat in 2022 gaat worden geïmplementeerd.
De kosten van extern personeel worden hoofdzakelijk gedekt uit de reguliere personeelsbudgetten; voor het overige komt dekking uit tijdelijke projectbudgetten.
In 2021 is € 17,3 mln. besteed aan extern personeel binnen de gemeente Zoetermeer, ruim € 1 mln. minder dan in 2020. De verhouding loonkosten extern personeel vs. vast personeel binnen de gemeente Zoetermeer komt hiermee op 18% vs. 82%; in 2020 was dit nog 19% vs. 81%
Deze verhouding is gelijk aan die van de Nederlandse 100.000+ gemeenten in 2020; voor 2021 zijn deze percentages nog niet bekend.
In de onderstaande tabellen zijn de kosten van de inhuur gecategoriseerd op programma-productniveau (tabel 1), reden inhuur (tabel 2) en per tariefgroep (tabel 3).
Tabel 1: Programma-product (bedragen x € 1.000)
Toelichting: de inzet van extern personeel heeft vooral betrekking op de programma’s 1 (Onderwijs, Economie en Arbeidsparticipatie) en 7 (Inrichting van de stad). Bij Overhead is het bedrag aan inhuur op Informatie en Automatisering het gevolg van (soms zeer) moeilijk vervulbare vacatures.
Tabel 2: Reden (bedragen x € 1.000)
Toelichting: Uit deze tabel komt naar voren dat 14% van de totale inhuur wordt ingehuurd ter overbrugging van vacatures.
Tabel 3: Per tariefgroep
Toelichting: Van het totaal aantal ingehuurde uren valt ruim 55% in de tariefgroep tot € 75 per uur. Nog geen 3% van de ingehuurde uren vond plaats tegen een tarief van € 125 of meer; vorig jaar was dit nog ruim 4,5% van de ingehuurde uren.
Ombuigen en Vernieuwen
In het traject Ombuigen en Vernieuwen zijn twee maatregelen gericht op het verbeteren van efficiency door procesverbetering en organisatievernieuwing. Deze maatregelen zijn gebundeld in één efficiencytaakstelling van totaal € 1,5 mln. die verdeeld is over de afdelingen naar rato van de formatie-omvang. De taakstelling raakt de output niet, maar wordt gerealiseerd door efficiency. Het gedeelte voor 2021 is volledig ingevuld.
Het Nieuwe Werken 2.0.
Door de COVID-19 crisis is het noodzakelijk om nieuwe wegen te vinden in de invulling van (samen)werken. In 2021 zijn faciliteiten geregeld en basisafspraken gemaakt om plaats- en tijdonafhankelijk te kunnen werken in samenspel met veranderende COVID-19 maatregelen. Om werkplekken zo veel mogelijk aan te laten sluiten bij werkzaamheden en de behoefte van medewerkers, worden de huidige werkplekken van het pand op een andere manier gebruikt. Zo zijn er meer plekken voor online vergaderingen zonder overlast van en voor de omgeving, stiltezones voor een rustige werkplek en zijn overlegruimtes voorzien van hybride vergaderunits om plaats- en tijdonafhankelijk samenwerken mogelijk te maken. Ook zijn er stappen gezet om meer overlegruimten te creëren. De werkplekapp ondersteunt medewerkers bij het vinden van een passende werkplek en wordt ingezet voor het reguleren van de bezetting in het pand.
Innovatie
Bij diverse vraagstukken is innovatie onderdeel van de aanpak. Innovatie is erop gericht om snellere en betere oplossingen te vinden voor maatschappelijke vraagstukken. Daarbij werkt de gemeente samen met verschillende partners. Het Dutch Innovation Park is een belangrijke plek van waaruit aan innovatie wordt gewerkt. Een voorbeeld daarvan is het experimenteerhuis waar studenten thuiszorgmedewerkers kennis laten maken met zorgtechnologie. Een ander voorbeeld is de MKB Digiwerkplaats die in 2021 aan zestig MKB-ondernemers in de regio hulp geboden bij digitalisering.
Aandacht voor management en bestuur
In een tijd waarin het rechtstreekse contact met medewerkers voornamelijk via de digitale weg verloopt, is het extra van belang dat er binnen de bedrijfsvoering aandacht is voor management, bestuur en het goede verloop van de communicatie tussen beide geledingen. Het Kernteam Continuering Bedrijfsvoering (KCB), dat direct bij aanvang van de COVID-19 crisis in maart 2020 is opgericht, heeft in 2021 opnieuw een rol gespeeld bij het ondersteunen van het draaiende houden van de organisatie. Ook hierbij is ongemerkt anders te werk gegaan.
Vorig jaar was het doel vooral om een beeld te krijgen van de effecten van (de maatregelen rondom) de pandemie op de bedrijfsvoering van de organisatie. Dit jaar is het doel verschoven naar een vinger aan de pols houden in de organisatie en uitleg geven van en communiceren over de overheidsmaatregelen. Het KCB vormt daardoor nog steeds de schakel tussen bedrijfsvoeringafdelingen, het Directieteam en het Gemeentelijk Team Incidentenbestrijding (GTI) en biedt ondersteuning aan leidinggevenden.
In een wekelijks overleg wordt besproken wat er nodig is om ervoor te zorgen dat het bedrijf haar dienstverlening aan de stad en de inwoners van Zoetermeer op een goede manier kan blijven verzorgen. Tegelijk wordt voor de medewerkers duidelijkheid gegeven door de maatregelen van de persconferenties te vertalen naar wat dit voor hen betekent. Zo zijn er onder andere protocollen opgesteld voor thuisbezoeken, zijn er sneltesten geregeld voor afdelingen waar dat nodig was en zijn richtlijnen geschreven voor het omgaan met collega’s die zijn getroffen door COVID-19.
Hoewel dit team geen officiële bevoegdheid tot besluitvorming heeft, kan mede door de vertegenwoordiging van de directie, snel worden geschakeld tussen bedrijfsvoering, directie en bestuur.
Controlfunctie
Het controlejaar 2021 was op het gebied van rechtmatigheid in meerdere opzichten een bijzonder jaar. Zo is er voor het eerst samengewerkt met een nieuwe accountant (PSA), zijn er meer Sisa-regelingen die we als gemeente moeten verantwoorden ten opzichte van 2020 en is 2021 het laatste jaar waarover de accountant een controleverklaring “oude stijl” afgeeft.
Hoewel de samenwerking met de nieuwe accountant tot nu toe goed verloopt, wordt de organisatie wel geconfronteerd met een andere werkwijze. Dat brengt nieuwe uitdagingen met zich mee. Zo werkt PSA, op basis van voorschriften, in zo’n eerste controlejaar met een lagere tolerantie dan in komende jaren wat resulteert in extra deelwaarnemingen die uitgezet worden in de organisatie. Daarnaast is de gegevensgerichte uitvraag van PSA op basis van de transactiestromen in de jaarrekening groter dan de reguliere procesgerichte controles die de VIC uitvoert. Dit alles kost de organisatie meer controletijd en wordt er een groter beslag gelegd op de beschikbare tijd die de VIC heeft voor het opleveren van controleresultaten. Ook de hoeveelheid aan Sisa regelingen die over 2021 moet worden verantwoord en de formats die PSA hiervoor hanteert, maken dat controles op deze dossiers meer tijd kosten dan voorgaande jaren. Vanwege die extra inspanningen is de verwachting dat de rechtmatigheidsparagraaf op de onderdelen Sociaal domein (Wmo en Jeugd), Inkoop en aanbesteding en Sisa later wordt opgeleverd.
Eind 2021 is het 213a-onderzoek Benchmark formatie en kosten uitgevoerd. Vanwege de druk op de organisatie is het onderzoeksrapport later afgerond dan gepland. In het voorjaar van 2022 wordt de raad over de uitkomsten geïnformeerd.
Nieuwe software voor de P&C-cylcus
Naar aanleiding van motie 1909-06 ‘Implementeren advies programmabegroting’, door de raad aangenomen in het voorjaar van 2020, is in 2021 nieuwe software voor de P&C-cyclus aangeschaft en geïmplementeerd. Met deze software is een professionaliseringsslag binnen de organisatie gemaakt, zowel op het gebied van samenwerken als dat van de presentatie naar buiten toe.
De Programmabegroting 2022 – 2025 is het eerste document dat in het najaar met behulp van de P&C-software is samengesteld en gepubliceerd; de documenten zijn via de website https://zoetermeer.begrotingsapp.nl door iedereen te bekijken.
Aandacht voor processen en systemen
Naast alle bovengenoemde ontwikkelingen, moet ook een aantal ontwikkelingen op het gebied van processen en systemen hier worden benoemd.
Datagedreven Werken
Het afgelopen jaar is gewerkt aan de visie op datagedreven werken in de vorm van een storymap, waarmee een stip op de horizon en een strategie om daar te komen is gezet.
Ook is er een inventarisatie uitgevoerd naar de kennis en vaardigheden die aanvullend nodig zijn om datagedreven werken optimaal te ondersteunen. Deze uitvraag is vertaald naar workshops, voor bestaande medewerkers en voor het inwerkprogramma voor nieuwe medewerkers. De technische inrichting ter bevordering van het datagedreven werken is in 2021 verder verbeterd.
Gegevensmanagement
In samenwerking met de Gemeente Delft hebben is een raamwerk datagovernance en raamwerk datakwaliteit ontwikkeld, die als basis zal fungeren om de informatiehuishouding verder op orde te brengen.
Ook is in 2021 een begin gemaakt met de I-Spiegel 3.0 van VNG Realisatie, een gezamenlijk ontwikkeld instrument om basisregistraties te vergelijken, teneinde de kwaliteit ervan te evalueren, monitoren en waar nodig te verbeteren.
Met als doel meer overzicht te creëren, is gewerkt aan het uitbouwen van de gegevenscatalogus, waarin onder andere informatie is opgenomen over in welke applicatie en bij welke afdeling specifieke gegevens zich bevinden. In praktische zin is gewerkt aan het proces inwinning van gegevens voor asset management voor het beheer van onze openbare ruimte, gericht op het verbeteren van de datakwaliteit en procesgang.
Programma Procesgericht Werken
In 2021 lag de focus op de ‘de wasstraat’ waarmee processen geoptimaliseerd worden. Daarbij zijn diverse interne medewerkers opgeleid om de processen zelfstandig te kunnen optimaliseren. Hierdoor zal per begin 2022 geen gebruik meer worden gemaakt van extern ingehuurde kennis, maar kan de organisatie procesverbetering zelf ter hand nemen, verder ontwikkelen, is de methodiek intern geborgd en beschikbaar voor de gehele organisatie.
