Overzicht Overhead

In het Overzicht Overhead staan de lasten en baten van de overhead van de gemeentelijke organisatie opgenomen. Dit is voorgeschreven in wetgeving (Besluit Begroting en Verantwoording/BBV) met als doel om de overhead inzichtelijk te maken en om gemeenten onderling te kunnen vergelijken op hun uitgaven hieraan. De door het BBV gehanteerde definitie van overhead luidt: de kosten die samenhangen met de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primair proces. De doelstelling van overhead luidt: het sturen van de organisatie en het ondersteunen van het primaire proces. 

Voorbeelden van kosten die tot de overhead worden gerekend zijn loonkosten van leidinggevenden en van medewerkers van de ondersteunende afdelingen. Concreet gaat het om de volgende organisatieonderdelen: Personeel & Organisatie, Informatievoorziening & Automatisering, Financiën en Control, Juridische & Bestuurszaken en Inkoop, Facilitaire zaken & Huisvesting, Communicatie, Management en & Afdelingsondersteuning c.a. en Concerncontrol. 

Bij overhead (maar ook beleidstaakvelden) is het bepalen van de doelmatigheid interessant. In het programma Ombuigen & Vernieuwen zijn de voorstellen 105 (Organisatieontwikkeling en efficiency) en 107 (Inrichten ‘wasstraat’ procesverbetering en verbeteren van de dienstverlening en efficiency) gebundeld in een efficiencytaakstelling van in totaal € 1,5 mln. De taakstelling is met de inzet op scherper inkopen bij met name inhuur en het vaker gebruik maken van regionale inkoopmogelijkheden, vanaf 2025 volledig ingevuld. In de jaren 2022-2024 resteert nog een tijdelijk bedrag aan taakstelling tussen de € 0,3 en € 0,08 mln. Daarvoor wordt nog naar tijdelijke dekkingsmogelijkheden gezocht. 

Voor overhead zijn twee specifieke kengetallen benoemd. Het eerste kengetal betreft de geraamde lasten van de overhead uitgedrukt in een percentage van de totale geraamde lasten, exclusief stortingen in de reserves. In 2023 ligt dit percentage op 11%. Sinds 2017 fluctueert dit percentage tussen de 10% en %11%. In bijlage 8 komt dit terug als één van de verplichte indicatoren van de BBV.  Het tweede kengetal geeft de kosten van het personeel in een overheadfunctie uitgedrukt in een percentage van de totale kosten van het personeel weer. In 2023 komt dit overeen met 2022 en blijft 34%.  Sinds 2017 schommelt dit percentage tussen de 34% en 37%.

Citymarketing
Voor het structureel voortzetten van het bureau Citymarketing is een budget van jaarlijks € 375.000 opgenomen. Dit wordt voor een groot deel ingezet voor personeelskosten. Hiermee kan verdere uitvoering worden gegeven aan het Strategische Canvas Bureau Citymarketing zoals in 2020 is vastgesteld.

Verbetering informatievoorziening en impact/datagedreven personeel
In het Coalitieakkoord 2022-2026 is vastgelegd om digitalisering en informatievoorziening extra aandacht te geven en meer specifiek om het datagedreven werken structureel te versterken. Extra middelen zijn opgenomen om de bestaande personele capaciteit uit te breiden voor onder meer de ontwikkeling van stuurinformatie en gegevensmanagement. Daarbij biedt deze investering ook ruimte om van het niveau van stuurinformatie door te groeien naar datagedreven beleidsontwikkeling, monitoring en evaluatie (datagedreven werken). Vanaf 2023 gaat het om een structureel budget van € 817.000. 

Impact datagedreven werken interne opleidingen
Voor het realiseren van datagedreven werken, of liever datagedreven beleidsontwikkeling, is meer kennis nodig bij een brede groep van beleidsmakers en beslissers in de organisatie. Kennis over wat er kan, wat er mag en hoe dat onderdeel te maken van het gemeentelijk beleidsproces. De komende drie jaar wordt deze doelgroep gericht opgeleid op het gebied van datagedreven werken, ethiek, privacy, etc. In de periode 2023 t/m 2025 is een jaarlijks budget nodig van € 80.000. 

Proef met inwonersberaad
Voor de proef inwonersberaad is voor 2023 een budget van € 100.000 gevraagd. Inwonersberaad is een middel om participatie vorm te geven, waarmee de gemeente wil experimenteren. Het onderwerp dat is gekozen om verder uit te werken is afvalbeleid.

Overig overhead formatie-uitbreidingen
In het Coalitieakkoord 2022-2026 zijn formatie-uitbreidingen opgenomen waarvoor overhead is toegerekend. Dit budget kan worden ingezet voor ondersteunende functies, zodat deze in verhouding blijven met de grootte van de organisatie. 

Motie 2206-33 Trainees hebben de toekomst

Verzoekt het college:
• Vanaf 2023 een interessant en onderscheidend traineeprogramma te ontwikkelen dat de aantrekkingskracht van de gemeente Zoetermeer als werkgever vergroot.
• De raad voor het begrotingsdebat te informeren over welke kosten met de uitvoering zijn gemoeid en hoe in dekking kan worden voorzien.

Stand van zaken:
De raad ontvangt voor het Begrotingsdebat de afdoening van deze motie.

Motie 2206-23 Meten is weten

Roept het college op:
• Te onderzoeken of er sprake is van een loonkloof tussen mannen en vrouwen onder de werknemers van de gemeente Zoetermeer, hoe groot deze eventuele loonkloof is en welke factoren deze loonkloof verklaren.
• De resultaten van dit onderzoek voor het voorjaarsdebat 2023 aan de gemeenteraad te doen toekomen.

Stand van zaken:
Op dit moment wordt geïnventariseerd welk bureau het onderzoek van een eventuele loonkloof tussen mannen en vrouwen onder de werknemers van de gemeente Zoetermeer kan uitvoeren. De mogelijkheden die worden onderzocht zijn of deze analyse in huis kan worden uitgevoerd of dat er redenen zijn om een extern bureau hiervoor de opdracht te verlenen. Het is mogelijk om de raad voor het voorjaarsdebat over de resultaten van het onderzoek te informeren.