In het Overzicht Overhead staan de lasten en baten van de overhead van de gemeentelijke organisatie opgenomen. Dit is voorgeschreven in wetgeving (Besluit Begroting en Verantwoording/BBV) met als doel om de overhead inzichtelijk te maken en om gemeenten onderling te kunnen vergelijken op hun uitgaven hieraan. De door het BBV gehanteerde definitie van overhead luidt: de kosten die samenhangen met de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primair proces. De doelstelling van overhead luidt: het sturen van de organisatie en het ondersteunen van het primaire proces.
Voorbeelden van kosten die tot de overhead worden gerekend zijn loonkosten van leidinggevenden en van medewerkers van de ondersteunende afdelingen. Concreet gaat het om de volgende organisatieonderdelen: Personeel & Organisatie, Informatievoorziening & Automatisering, Financiën en Control, Juridische & Bestuurszaken en Inkoop, Facilitaire zaken & Huisvesting, Communicatie, Management en & Afdelingsondersteuning c.a. en Concerncontrol.
De notitie overhead BBV wordt geactualiseerd. Een belangrijke aanpassing is de definitie van het begrip overhead zelf. De definitieve versie van de notitie verschijnt naar verwachting in 2023 en wordt van toepassing met ingang van de begroting 2025. De commissie BBV adviseert kaderstelling op het gebied van overhead niet bij begroting vorm te geven, maar door middel van de financiële verordening of door een nota overhead aan de raad voor te leggen en periodiek te herzien. In 2024 wordt daarom een kaderstellende nota overhead aan de raad aangeboden.
Bij overhead (maar ook beleidstaakvelden) is het bepalen van de doelmatigheid interessant. In het programma Ombuigen & Vernieuwen zijn de voorstellen 105 (Organisatieontwikkeling en efficiency) en 107 (Inrichten ‘wasstraat’ procesverbetering en verbeteren van de dienstverlening en efficiency) gebundeld in een efficiencytaakstelling van in totaal € 1,5 mln. De taakstelling is met de inzet op scherper inkopen bij met name inhuur en het vaker gebruik maken van regionale inkoopmogelijkheden, vanaf 2025 volledig ingevuld. In 2024 resteert nog een tijdelijk bedrag aan taakstelling van € 100.000. Daarvoor wordt nog naar tijdelijke dekkingsmogelijkheden gezocht.
Voor overhead zijn twee specifieke kengetallen benoemd. Het eerste kengetal betreft de geraamde lasten van de overhead uitgedrukt in een percentage van de totale geraamde lasten, exclusief stortingen in de reserves. In 2024 ligt dit percentage op 12%. Sinds 2017 fluctueert dit percentage tussen de 10% en 12%. Het tweede kengetal geeft de kosten van het personeel in een overheadfunctie uitgedrukt in een percentage van de totale kosten van het personeel weer. In 2024 komt dit overeen met 2023 en blijft 34%. Sinds 2017 schommelt dit percentage tussen de 34% en 37%.