Aandacht voor de mens in de organisatie
De gemeente Zoetermeer hecht veel waarde aan het welzijn van haar medewerkers. Zij zijn degenen die de taken voor de stad uitvoeren. Net als in de eerdere jaren is de inzet van de medewerkers enorm hoog geweest. Maar in 2022 was dat anders dan de jaren ervoor. In die jaren waren het vooral de externe ontwikkelingen waar de medewerkers hard voor werkten. In 2022 troffen die ontwikkelingen steeds vaker de medewerkers zelf. Het ging niet alleen om de zorgen voor (de inwoners van) de stad, maar ook om de eigen zorgen van het personeel. Het ging bijvoorbeeld niet alleen om de opvang van vluchtelingen uit Oekraïne, maar ook om de eigen geldzorgen door hogere kosten.
Aandacht voor duurzame inzetbaarheid van de medewerkers wordt steeds belangrijker. De zorgen om het eigen personeel hadden in 2022 te maken met geldzorgen, stress door hoge werkdruk en moeilijk te vervullen vacatures. Dit soort ontwikkelingen kosten energie. Het is bekend dat ontwikkelingen die energie kosten, kunnen worden gecompenseerd door ontwikkelingen die energie opleveren. Vanuit het project Duurzame Inzetbaarheid is er daarom aandacht voor:
• Het verbeteren van de geestelijke gezondheid door het vergroten van energiebronnen
• Het verbeteren van de fysieke gezondheid
• Aanpak van het ziekteverzuim
Daarbij is er ruim aandacht voor de rol die leidinggevenden hierbij hebben. Zij kregen onder andere trainingen aangeboden voor de aanpak van verzuim en leidinggeven op afstand.
Indicatoren bedrijfsvoering
Naast de zorgen voor de stad en haar inwoners en de zorgen van het eigen personeel, was het steeds moeilijker om vacatures op tijd te vervullen. Hierdoor en door de eerder genoemde ontwikkelingen steeg het ziekteverzuimpercentage naar 7,6% voor het totale concern. Wanneer het percentage wordt gecorrigeerd voor medewerkers die het hele jaar door ziekte afwezig waren, komt dit percentage uit op 7,1%. Een zeer klein aantal medewerkers heeft daarmee een grote invloed op het verzuim, waarbij moet worden opgemerkt dat het hier niet beïnvloedbaar verzuim betreft. Het is bekend dat kort frequent verzuim een duidelijke voorloper is van lang verzuim. In cijfers van de Arbodienst is te zien dat het lang verzuim inderdaad is toegenomen.
In 2022 is gestart met het uitvoeren van Quick Scans voor ziekteverzuim als onderdeel van het duurzame inzetbaarheidsbeleid. In deze scans worden kwantitatieve gegevens, de verzuimcijfers, gecombineerd met kwalitatieve gegevens en samen geanalyseerd. Ze zijn goed ontvangen en krijgen een vaste plek binnen het duurzame inzetbaarheidsbeleid.
De Quick Scans zijn eerst uitgevoerd voor afdelingen met een hoog verzuimpercentage met als doel de hulpvraag duidelijk te krijgen om zo de bevlogenheid te bevorderen en het verzuim omlaag te brengen. Door meer vraaggericht te werken, sluiten de acties en oplossingen beter aan bij de behoeftes van de medewerkers. Acties die zijn ingezet liepen uiteen van een training voor fysieke belasting en het stimuleren van gezonde voeding tot coaching op inzetbaarheid. In het voor- en najaar van 2022 is gestart met het aanbieden van preventieve activiteiten gericht op het bevorderen van de geestelijke en de lichamelijke gezondheid van de medewerkers.
Omdat uit de scans, de gesprekken en de ziekteverzuimcijfers een goed inzicht is gekregen in de uitdagingen op het gebied van inzetbaarheid en verzuim, is er in 2022 geen medewerkersonderzoek bevlogenheid (MOB) gehouden.
Naast het ziekteverzuimpercentage is de leeftijdsopbouw van het personeelsbestand een indicator voor bedrijfsvoering. Het is voor de gemeente belangrijk om jonge ambtenaren aan te trekken en om ze te boeien, zodat ze zich blijvend verbinden aan de organisatie.
NB. Voor zowel ziekteverzuim als voor leeftijdsverdeling geldt dat de gegevens van de 100.000+ gemeenten over 2022 in mei 2023 worden gepubliceerd in de Personeelsmonitor van het AenO Fonds.
De gemeente Zoetermeer heeft een jonger personeelsbestand dan het gemiddelde van de 100.000+ gemeenten bij elkaar. Het aandeel medewerkers tot 45 jaar is langzaam toegenomen van 41% in 2017 tot 47% in 2022.
Om een sterke basis te leggen voor het vinden, binden en boeien van (onder andere jonge) ambtenaren zijn twee van de drie voorgenomen aandachtspunten in 2022 gestart. Ten eerste wordt het hele proces van in dienst treden verbeterd; van de uitgifte van middelen als telefoons en laptops, het zorgen dat autorisaties zijn geregeld op de eerste werkdag tot het ontwikkelen van een introductieprogramma van voor nieuwe medewerkers. Dit project loopt in 2023 door.
Ten tweede is in 2022 geïnvesteerd in recruitment en gebouwd aan het 'het merk Zoetermeer' omdat het in de huidige arbeidsmarkt noodzakelijk is om meer aandacht te hebben voor werving en selectie. Er zijn nieuwe wervingscampagnes opgezet en eind 2022is gestart met de proef referral recruitment; daarbij krijgen medewerkers die een nieuwe medewerker aandragen een bonus.
In 2022 zijn 306 vacatures ontstaan; er zijn 257 vacatures vervuld, 13 vacatures konden niet worden vervuld en 36 zijn nog in behandeling.
Doordat de inspanningen gericht waren op met name de instroom van medewerkers is het in 2022 niet gelukt om het derde voorgenomen aandachtpunt, namelijk de analyse van informatie van medewerkers die de organisatie verlaten, op te pakken.
Participatiebanen
Bij aandacht voor de mens in de organisatie horen ook de medewerkers die een afstand hebben tot de arbeidsmarkt. In 2022 is het veel moeilijker geweest om de medewerkers die in onze organisatie een plek hadden vanuit een participatiebaan, de juiste aandacht en begeleiding te geven. Dit heeft geleid tot een afname in het aantal participatiebanen (P-banen) tot 30; één P-baan is hierbij 25,5 uur. Dit ligt onder de norm van 38,4 P-banen. In een enkel geval komt dit ook doordat iemand uit een P-baan doorgroeit en een volwaardige plek binnen een andere organisatie heeft gevonden.
Aandacht voor de organisatie
Natuurlijk is aandacht voor de medewerkers van groot belang om de taken van de organisatie goed te kunnen uitvoeren. Daarnaast is er aandacht voor de organisatie zelf nodig en voor de richting waarin die zich ontwikkelt.
Projectmatig werken en het projectenbureau
De Zoetermeerse Werkwijze Projectmatig Werken (ZWPW) is in 2022 verder geprofessionaliseerd en ingevoerd bij andere afdelingen. Zij maken gebruik van projectmanagers van het projectenbureau om zoveel mogelijk met de ZWPW te werken. Met name het opstarten van nieuwe projecten is sterk verbeterd, doordat het DT besluit over de start van elk project, voor alle afdelingen en beleidsterreinen. Hierdoor is het DT steeds beter in staat om te sturen op het totaal aan projecten.
Ook het verbeteren van informatievoorziening aan het bestuur is een doel van het projectmatig werken. Dit heeft een impuls gekregen door het invoeren van een projectmanagement/portfoliotool en de verdere verbetering van de voortgangsrapportages. Tot slot verbetert de realisatiekracht doordat er twee keer per jaar een prioritering plaatsvindt. Daarmee komt ook echt capaciteit beschikbaar voor de projecten die worden gestart.
Inhuur derden
Naast vast personeel maakt de gemeente gebruik van extern personeel. Over het algemeen gelden de volgende vijf redenen om personeel van derden in te zetten:
• Overbrugging vacature bestaande formatie
• Ziekte/ zwangerschapsvervanging
• Specialistische kennis
• Inhuur t.b.v. projecten
• Flexibiliteit en piekbelasting
Volgens de afspraak is vanaf 2021 de registratie volgens deze indeling ingericht (zie tabel 2).
De inzet van extern personeel wordt beïnvloed door zowel externe als organisatie specifieke ontwikkelingen. Externe ontwikkelingen zijn bijvoorbeeld de nog steeds zeer krappe arbeidsmarkt, met name in specialistische functies. De woningbouwopgave, de opvang van Oekraïense vluchtelingen en Statushouders en de energie armoede zijn organisatie specifieke ontwikkelingen.
Daarnaast maakt een aantal afdelingen gebruik van een flexibele schil inleenpersoneel (uitzendkrachten) rond een vast schil van eigen personeel. Deze flexibele schil is nodig om de dienstverlening naar de stad en de inwoners door te laten gaan in drukke tijden. Met name in deze groep is sprake van inhuur tegen het minimumloon. dit minimumloon is in 2022 gestegen naar € 14 waardoor de uitgaven hier zijn gestegen.
Er wordt steeds gekeken naar mogelijkheden om flexibel personeel te vervangen door vast personeel. Wanneer dit lukt blijft kennis en kwaliteit binnen de organisatie. Daarnaast is dit belangrijk om de kosten voor inhuur onder controle te houden.
De toenemende krapte op de arbeidsmarkt wordt door alle gemeenten op dezelfde manier ervaren. In 2022 is gestart met het project "Professionaliseren Werving en Selectie". Onderdelen van dit project zijn de inzet van twee recruiters, het ontwikkelen van een nieuwe Employer Value Proposition (EVP, werkgeversmerk), Job marketing en het ontwikkelen van een nieuwe website die aansluit op de campagne. De recruiters spelen een rol bij de vervanging van inhuur door vast personeel. Op basis van een inhuurscan voeren zij overleg met de verantwoordelijk manager en de personeelsadviseur om inzicht te krijgen in mogelijkheden voor dit soort vervanging.
De kosten van extern personeel worden vooral gedekt uit de reguliere personeelsbudgetten; voor een deel komt dekking uit tijdelijke projectbudgetten.
In 2022 is € 20,28 mln. besteed aan extern personeel binnen de gemeente Zoetermeer; dit is bijna € 3 mln. meer dan in 2021. Omdat de loonkosten voor de organisatie ook zijn gestegen, komt de verhouding van kosten extern personeel vs. loonkosten vast personeel op 19% vs. 81%; in 2021 was deze verhouding 18% vs. 82%. Voor de 100.000+ gemeenten was deze verhouding in 2021 17% vs. 83% (bron: Personeelsmonitor A&O fonds 2021; de gegevens voor 2022 zijn nog niet bekend).
In de onderstaande tabellen zijn de kosten van de inhuur gecategoriseerd op programma-productniveau (tabel 1), reden inhuur (tabel 2) en per tariefgroep (tabel 3).
Toelichting:
De stijging van externe inhuur is met name terug te vinden in programma 2 voor WMO en programma 6 voor het inhalen van achterstanden bij de Wabo-vergunningen. Voor beide functies is sprake van krapte op de arbeidsmarkt.
Voor de functie van WMO-consulent is in 2022 een traineeprogramma met 8 trainees gestart. Voor de functie Wabo-vergunningverlening is toestemming verleend om extra in te huren om de achterstanden weg te werken.
Toelichting:
De grootste stijging zit bij 'Flexibiliteit en piekbelasting'. Dit is aan de ene kant veroorzaakt door de verhoging van het minimumloon naar € 14 wat vooral gevolgen had voor afdelingen waar veel uitzendkrachten worden ingezet. Aan de andere kant is de extra inzet voor de Wabo-vergunningverlening een oorzaak van de stijging in inhuur voor flexibiliteit en piekbelasting.
Toelichting:
Van het totaal aantal ingehuurde uren valt 57% in de tariefgroep tot € 75 per uur. De tariefgroep tot € 125 per uur is 42%. Slechts 1% vond plaats tegen een tarief van € 125 of meer.
Ombuigen en Vernieuwen
De ontwikkelingen voor de maatregelen voor Ombuigen en Vernieuwen staan beschreven in het onderdeel Overhead.
Het Nieuwe Werken 2.0.
In 2022 is hybride werken de algemene werkwijze voor de gemeente geworden. Om dit mogelijk te maken is het stadhuis aangepast. Zo zijn er meer stilteplekken gemaakt, werkruimtes veranderd in vergaderruimtes en is in de vergaderruimtes apparatuur aangebracht om hybride vergaderen mogelijk te maken. Verder is de regeling hybride werken vastgesteld. Deze regeling bevat de arbeidsvoorwaarden voor hybride werken en geeft de medewerkers de mogelijkheid om de inrichting van een ergonomische thuiswerkplek te laten vergoeden. Over deze regeling is, ondanks veel overleg, nog geen overeenstemming met de ondernemingsraad zodat deze nog niet in werking is getreden.
Innovatie
De ambitie is om samen met partners door te groeien als stad van toegepaste innovatie en nieuwe technologieën en digitale mogelijkheden en werkmethodieken slim te benutten. Het doel van de innovatieve werkmethodieken is om onderliggende probleemstellingen beter te begrijpen om daarna (datagedreven) besluiten te nemen over mogelijke oplossingen. Daarbij gaat het zowel om kleine vernieuwingen en verbeteringen vanuit de werkpraktijk als om meer fundamentele veranderingen op de lange termijn (strategische innovaties).
Om de vakkennis binnen de organisatie op het gebied van innovatie te vergroten, is voor de periode van een jaar een innovatiestrateeg aangetrokken. Bij de opdracht die deze strateeg heeft gekregen, hoort ook dat innovatie een duidelijker onderdeel wordt van het werken aan maatschappelijke vraagstukken waaronder Zoetermeer 2040. Met een organisatieanalyse zijn de stappen in beeld gebracht die nodig zijn om de vernieuwende kracht van de organisatie te vergroten. Het overkoepelende doel hierbij is leren (over) innoveren.
Aandacht voor management en bestuur
Controlfunctie
In 2022 is een doorlichtingsonderzoek (volgens verordening 213a) over de implementatie van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) uitgevoerd. Het onderzoek van 2021, de benchmark Formatie en Kosten, is door omstandigheden uitgelopen waardoor de rapportage begin 2022 is opgeleverd.
In december 2022 is het meerjarenplan interne doorlichting 2023-2026 vastgesteld.
Wet Open Overheid (Woo)
Dit onderdeel is toegelicht in de paragraaf Wet open overheid (Woo).
Benchmark
In 2022 is de rapportage van het 213a-onderzoek Benchmark formatie en kosten (door Berenschot) opgeleverd. De belangrijkste uitkomsten van het onderzoek is dat Zoetermeer qua uitvoeringskosten significant lager scoort ten opzichte van de benchmark. Ofwel we leveren onze producten en diensten met minder kosten dan vergelijkbare gemeenten. Het verschil bedraag 5%, wat neerkomt op € 9,7 mln. Dit is niet perse positief; er is sprake van een hoge werkdruk binnen de organisatie.
Aandacht voor processen en systemen
Naast alle bovengenoemde ontwikkelingen, moet ook een aantal ontwikkelingen op het gebied van processen en systemen hier worden benoemd.
Datagedreven Werken
Er is gewerkt aan verschillende informatieproducten ten behoeve van beleidsontwikkeling, bedrijfsvoering en inzicht in processen. Een voorbeeld hiervan is de verplichtingenmonitor, die inzicht geeft in de contracten van de organisatie en welke acties hierop ondernomen moeten worden.
Tevens is een start gemaakt met de verbetering van datakwaliteit binnen het domein Beheer Openbare Ruimte, om de mogelijkheden om te steunen op data verder te vergroten.
Tot slot is een start gemaakt met (voorbereidingen voor) het uitbreiden van de personele capaciteit en kennis benodigd om tegemoet te komen aan de impuls die het college in het coalitieakkoord en de perspectiefnota heeft gegeven aan dit onderwerp.
Investeringen in informatiebeveiliging
De ontwikkelingen bij informatiebeveiliging gaan zeer snel. Waar traditionele criminaliteit afneemt, is er een sterke groei in digitale criminaliteit te zien. Inmiddels ziet de gemeentelijke organisatie ruim 2 miljoen pogingen per maand om op één of andere wijze ongeautoriseerd toegang te krijgen tot de gemeentelijke systemen. Door alle getroffen beveiligingsmaatregelen, zijn veel van deze pogingen relatief ongevaarlijk. Maar deze omvang vraagt om 24 uur, 7 dagen per week monitoring, onderzoeken van de meldingen, extern laten testen van de technische omgeving en doorlopend doorvoeren van verbeteringen in de beveiliging.
Naast de samenwerking met partijen uit de markt, doet de gemeente dit in toenemende mate samen met de Informatiebeveiligingsdienst (IBD). De IBD is onderdeel van de VNG en ondersteunt Nederlandse gemeenten op het gebied van informatiebeveiliging en privacy. Zij kennen de technische omgevingen van gemeenten en informeren aangesloten gemeenten gericht bij een verhoogd dreigingsbeeld, waardoor zij minder snel worden verrast bij actuele dreiging.
Om dit allemaal te kunnen realiseren waren hogere investeringen in informatievoorziening, beveiliging, informatiebeheer en automatisering van taken noodzakelijk. Dit heeft geleid tot een groter aandeel van overhead in de begroting.
