Aandacht voor de mens in de organisatie
Onze organisatie bestaat uit allemaal verschillende medewerkers die hun eigen wensen en behoeften hebben. Door de wensen serieus te nemen en aan de slag te gaan met de behoeften kunnen medewerkers beter functioneren en bevlogen raken of blijven. Dat dit een positief effect heeft op het verzuim is te zien aan een dalend ziekteverzuimpercentage (zie Indicatoren Bedrijfsvoering). Handvatten om de bevlogenheid te verhogen komen uit peilingen onder het personeel naar hun behoeften. Ook de gegevens van de bedrijfsartsen en de Risico-inventarisatie en -Evaluaties (RI&E’s) geven hier input voor.
Er is een gemeentebreed jaarprogramma Duurzame Inzetbaarheid met activiteiten en webinars. Hierdoor krijgen medewerkers informatie en een stimulans om aan de slag te gaan met hun geestelijke en lichamelijke gezondheid. Het aanbod vanuit Duurzame Inzetbaarheid is heel divers.
Een paar jaar geleden zijn de Quick Scans ontwikkeld, waarbij de verzuimgegevens worden gecombineerd met achtergrondgegevens van de afdelingen. Deze Scans worden bij steeds meer afdelingen uitgevoerd en besproken met het management. Zo worden oorzaken en verklaringen voor verzuim gezocht en gevonden zodat het mogelijk is om gerichte acties in te zetten.
Het thema bevlogenheid is binnen het management team besproken. Daarna zijn veel teams met hun eigen bevlogenheid aan de slag gegaan. Het doel van de bijeenkomsten is om meer inzicht te geven in hoe je je eigen bevlogenheid kunt verhogen en hoe anderen je daarbij kunnen ondersteunen.
In 2023 is de training Grip op Stress 15 keer aangeboden. Deze training ondersteunt medewerkers om zelf regie te krijgen over de manier waarop zij reageren op stress. Hiervoor is gekozen omdat het lang verzuim voor een groot deel uit psychosociale klachten bestond en werkdruk een belangrijk thema hierin was.
De aanbesteding en het implementeren van de nieuwe Arbodienst (Rienks Arbodienst) leidde tot nieuwe afspraken en een beter werkproces bij de verzuimende medewerkers. In 2023 is extra artsencapaciteit in gezet om de wachttijd tot een spreekuurconsult voor verzuimende medewerkers te verkorten .
Als laatste worden de diensten van onze interne coaches en van de inzetbaarheidscoach steeds beter gebruikt. Dit komt onder andere doordat het gemakkelijker is gemaakt om via het leerplatform een coach te vinden.
Indicatoren Bedrijfsvoering
De blijvende aandacht voor duurzame inzetbaarheid en bevlogenheid van medewerkers heeft in 2023 geleid tot een lager ziekteverzuim. In 2022 was het verzuim nog 7,6%, over heel 2023 was het verzuim 6,6%. Een klein aantal medewerkers (nog geen 15) was het hele jaar door ziekte afwezig; dat was bij al deze medewerkers niet beïnvloedbaar verzuim. Zonder deze medewerkers zou het verzuim om 6,0% uitkomen. Een zeer klein aantal medewerkers heeft daarmee een relatief grote invloed op het verzuimpercentage.
Het verzuim van de 100.000+ gemeenten over 2023 wordt in de Personeelsmonitor van het AenO Fonds gepubliceerd in mei 2024.
De tweede indicator voor bedrijfsvoering is de leeftijdsopbouw van het personeelsbestand. Het is voor de gemeente belangrijk om jonge ambtenaren aan te trekken en om ze te boeien zodat ze bij de gemeente blijven werken.
Bijna de helft van de medewerkers is jonger dan 45 jaar; deze groep vormt elk jaar een iets groter deel van het totaal aantal medewerkers. Ook voor deze gegevens geldt dat de vergelijkbare verdeling voor de 100.000+ gemeenten in 2023 in mei 2024 worden gepubliceerd. De gemeente Zoetermeer heeft al jaren een jonger personeelsbestand dan die 100.000+ gemeenten. Dit is onder andere het resultaat van de moeite die de gemeente al enkele jaren doet om nieuw personeel te vinden en te behouden.
Werving en selectie van nieuw personeel
In 2022 is begonnen om extra middelen in te zetten om het proces van vacaturevervulling te versterken; in 2023 is dit verder verbeterd. En het resultaat mag er wezen: ondanks de krapte op de arbeidsmarkt is de verhouding vervulde – niet vervulde vacatures 97% - 3%. Dit succes danken onder ander aan twee recruiters die de organisatie adviseren bij het vinden van nieuwe collega’s en het verbeteren van het wervings- en selectieproces. De nieuwe werken-bij-website, die in 2023 is gestart, droeg hieraan bij doordat solliciteren gemakkelijker is geworden.
Verder is Zoetermeer als werkgeversmerk ‘op de kaart gezet’ (met een always-on-campagne ) en is jobmarketing ingezet; hierbij wordt een specifieke doelgroep op social media benaderd met een acature. Met het management is aandacht besteed aan het anders kijken naar werving en selectie. In 2023 is geëxperimenteerd met een referralprogramma. Medewerkers worden aangemoedigd om kandidaten uit hun eigen netwerk aan te dragen voor een functie. Wanneer de aangedragen kandidaat in dienst van de gemeente komt, krijgt de medewerker een beloning. Begin 2024 vindt de evaluatie hiervan plaats.
Tot slot is eind 2023 geoefend met de werving en selectie van personeel via Open Hiring. Hierbij neemt een werkgeven eer medewerker aan zonder sollicitatieprocedure, zonder naar een CV te vragen of een sollicitatiegesprek te houden. Met Open Hiring krijgt iedereen kans op een baan ongeacht verleden, opleiding of ervaring. In Zoetermeer is gestart met twee vacatures, te weten die van klantadviseur GIP en inkomensregisseur. Begin 2024 wordt ook deze proef geëvalueerd.
Traineeprogramma Zoetermeer
Naar aanleiding van een motie van de raad in 2023 is een tweejarig traineeprogramma ontwikkeld. Dit programma biedt onze gemeente in de huidige krappe arbeidsmarkt ruimte om jong talent aan te trekken en te binden aan de organisatie. Daarnaast zet het programma de gemeente Zoetermeer op de radar bij jongeren als aantrekkelijk werkgever. De werving- en selectieprocedure voor het traineeprogramma is op een innovatieve manier vormgegeven. Zo is er geen motivatiebrief gevraagd, is tijdens de gesprekken aan alle kandidaten dezelfde vragen in dezelfde volgorde gesteld (objectieve selectie) en is voor het eerst een serious game ingezet als selectie-instrument.
Het traineeprogramma Zoetermeer is volgens planning begin januari 2024 van start gegaan. De acht trainees werken aan verschillende inhoudelijke en uitdagende opdrachten. Daarnaast volgen zij een leertraject waardoor zij zichzelf versneld kunnen ontwikkelen als professional en als persoon. In het onderdeel ‘Zoetermeerkunde’ leren zij de stad en organisatie kennen en werken zij aan hun professionele werkvaardigheden die nodig zijn voor het werken in een gemeentelijke organisatie.
Project In-, Door en Uitstroom
De ontwikkelingen die hierboven zijn beschreven, richten zich op het vinden van de juiste mensen. Als die eenmaal zijn gevonden, is het belangrijk om ervoor te zorgen dat ze een goede start en een hartelijk welkom binnen de organisatie krijgen. Het project In-, Door- en Uitstroom heeft zich in 2023 met name gericht op het moment van in dienst komen en vlak daarna.
In 2023 is negen keer een introductiedag voor bijna 200 nieuwe medewerkers georganiseerd. De structuur is voor 2024 duidelijk vastgelegd; elke tweede dinsdag van de maand worden nieuwe medewerkers uitgenodigd voor een gezamenlijke introductie. In plaats van bloemen ontvangen nieuwe collega’s een boekje over Zoetermeer als geschenk op hun eerste werkdag.
De resultaten van de technische kant van dit project staan beschreven bij Aandacht voor processen en systemen.
Met de ontwikkelingen die hierboven zijn beschreven, is gewerkt een aantal belangrijke onderwerpen die voor 2023 zijn aangekondigd. Doordat veel tijd is gestoken in de ontwikkeling van het traineeprogramma, is besloten om een aantal onderwerpen op een later moment op te pakken. Dit zijn de structurele analyse van exit-gegevens, ontwikkelen van een lesprogramma voor nieuwe leidinggevenden en sturen op strategische personeelsplanning.
Diversiteit en inclusie
De onderwerpen diversiteit en inclusie hebben allebei een sterke relatie met leiderschap. Vooral inclusie omdat het daarbij gaat om in hoeverre ideeën, bijdragen en perspectieven van verschillende groepen mensen worden gezien, gewaardeerd en toegepast binnen de organisatie. Diversiteit gaat over de samenstelling van het personeel.
Daarbij hoort ook dat we ruimte bieden aan medewerkers met een arbeidsbeperking om in een participatiebaan bij te dragen aan de organisatie. In 2023 is het aantal participatiebanen (1 P-baan is 25,5 uur) gestegen van 32,6 naar 41,4; hiermee is de norm van 41,5 net niet gehaald. Deze norm stijgt ieder jaar, dus ook in 2024 gaat de aandacht van de organisatie hiernaar uit.
Aandacht voor de organisatie
Om ‘gewoon’ te doen wat nodig is en de taken van de organisatie uit te voeren, is aandacht voor de mensen in de organisatie een eerste stap. Daarnaast is er aandacht voor de organisatie zelf, voor het systeem nodig. Omdat het daarbij gaat om de omgeving waarin de mensen, de medewerkers hun werk doen.
Organisatieontwikkeling
In 2023 is gewerkt aan een sturingsfilosofie waarin de gezamenlijke uitgangspunten voor organisatie, sturing en leiderschap worden beschreven. Het proces om tot de sturingsfilosofie te komen en de gesprekken die gevoerd zijn, zorgen voor meer helderheid in de sturing en organisatie en versterking van het leiderschap. Begin 2024 wordt de sturingsfilosofie vastgesteld.
Innovatie
In 2023 heeft een innovatiestrateeg verkend hoe het innovatievermogen van de gemeente Zoetermeer verhoogd kan worden. Er is gekeken naar twee sporen: randvoorwaarden creëren voor strategische innovatie en lopende innovatie-initiatieven ondersteunen. Zo zijn in een bootcamp projecten ondersteund uit het Programma Sociale Innovatie, zoals het project Preventie in de praktijk. Meer informatie hierover is te vinden in Programma 1.
Projectmatig werken
Het projectenbureau heeft afgelopen jaar grote stappen gezet in het verbeteren van projectmatig werken. De werkwijze zelf wordt onder de loep genomen op basis van ervaringen uit de praktijk. Ook de trainingen zijn aangepast en de groep van trainers is uitgebreid. Het Sociaal Domein heeft mooie stappen gezet met haar programma’s en projecten. Er zijn nu negen projectopdrachten gestart volgens de Zoetermeerse Werkwijze Projectmatig Werken. De projecten hebben een projectopdracht opgesteld in de PMO tool (hulpmiddel bij projectmatig werken), er zijn een ambtelijk en een bestuurlijk opdrachtgever aangesteld en er is een projectplan gemaakt.
Ook wordt er gestat met rapporteren volgens de Zoetermeerse Werkwijze. De raad ontvangt een rapportage over de voortgang van de projecten van zowel ruimtelijk fysiek áls het sociaal domein in tweede helft van 2023, een nieuwe mijlpaal. De werkwijze voor programmatisch werken is gestart; naar verwachting wordt de projectopdracht begin 2024 vastgesteld.
Inhuur derden
Naast vast personeel maakt de gemeente gebruik van extern personeel. Vaak geldt een van de volgende vijf redenen om hiervan gebruik te maken:
• overbrugging van vacature op bestaande formatieruimte;
• vervanging van ziekte / zwangerschap;
• specialistische kennis;
• tijdelijke krachten ten behoeve van projecten en
• flexibiliteit en piekbelasting.
Hoeveel extern personeel wordt ingezet is afhankelijk van externe en van organisatie specifieke ontwikkelingen. Externe ontwikkelingen zijn de nog steeds krappe arbeidsmarkt, met name in specialistische functies. De woningbouwopgave en opvang van diverse groepen vluchtelingen zijn voorbeelden van organisatie specifieke ontwikkelingen.
Een paar afdelingen maken gebruik van een flexibele schil van uitzendkrachten rond een vaste schil van eigen personeel. Dit biedt flexibiliteit zodat de dienstverlening naar de stad en de inwoners door kan gaan in drukke tijden. In deze groep wordt vooral ingehuurd tegen het minimumloon. De kosten voor deze inhuur zijn deels gebudgetteerd. Verder komt de dekking voor inhuur uit projectbudgetten of uit personeelsbudgetten (vervanging langdurig ziekte of zwangerschapsverlof).
In 2023 is € 23,32 mln. uitgegeven aan inhuur van extern personeel. Hoewel ruim € 3 mln. meer aan inhuur is uitgegeven dan in 2022 komt de verhouding van kosten voor extern personeel vs. loonkosten van vast personeel opnieuw uit op 19% vs. 81%. Dit komt omdat de loonkosten voor de hele organisatie ook zijn gestegen. Het verschil met de 100.000+ gemeenten is voor 2023 nog niet te maken; deze gegevens komen uit de Personeelsmonitor AenO Fonds die in mei 2024 wordt gepubliceerd.
In de tabellen hieronder zijn de kosten voor inhuur op drie manieren weergegeven: in tabel 1 op programma-productniveau, in tabel 2 naar reden van inhuur en in tabel 3 naar tariefgroep.
Toelichting: de stijging van inhuur is met name terug te vinden in de programma's 1, 2 en 5. Bij programma 1 was sprake van langdurige openstaande vacatures.
Toelichting: bijna twee derde van de inhuur valt onder flexibiliteit en piekbelasting. Het aandeel inhuur voor overbrugging van vacatureruimte is gestegen; bij de toelichting van tabel 1 is aangegeven dat er met name bij Programma 1 om die reden meer is ingehuurd.
Tabel 3. Tariefgroep.
Toelichting: de meeste externe inhuur, zowel mensen als uren, valt in tarieven tussen € 50 en € 125 per uur. Er is een lichte verschuiving te zien naar inhuur externen in de hogere tariefgroepen.
Het Nieuwe Werken 2.0
Het Nieuwe Werken 2.0, ofwel hybride werken, betekent dat de medewerkers het werk uitvoeren op de plaats en tijd die het beste past bij de taken die moeten worden gedaan. Voor sommige medewerkers betekent dat altijd de werkplek op locatie, voor anderen betekent dit een verdeling tussen thuis werken en op kantoor werken.
In 2023 is de regeling Hybride werken voorbereid. Deze regeling zorgt ervoor dat medewerkers die (ook) thuis werken, daar een geschikte werkplek kunnen inrichten. Hiervoor zijn vergoedingen geregeld voor bepaalde middelen, zoals een bureau(stoel) en monitor. De regeling heeft als ingangsdatum 1 januari 2024.
Aandacht voor management en bestuur
Controlfunctie
In 2023 is een doorlichtingsonderzoek (volgens verordening 213a) over de evaluatie van de Dienstverleningsvisie uitgevoerd. In december 2023 is het meerjarenplan interne doorlichting 2024-2027 vastgesteld.
Aandacht voor processen en systemen
Datagedreven werken
Afgelopen jaar is het programma Datagedreven Werken gestart. Binnen dit programma is gewerkt aan het versterken van de kennis en capaciteit rond datagedreven beleidsontwikkeling. Het bestaande BI (Business Intelligence)-team is versterkt door medewerkers aan te trekken in nieuwe data-gerelateerde rollen en is de expertise rond datascience en gegevensmanagement uitgebreid. Door een intensieve samenwerking tussen lijn, programma en de collega’s uit de sectoren is de volgende stap in datagedreven werken gezet. Naast terugkijken, worden er nu stappen gezet in data science en wordt er gewerkt om datagedreven beleidsontwikkeling en -evaluatie mogelijk te maken.
Project In-, Door en Uitstroom
Fase 1 van project IDU is op 5 dec 2023 ‘live’ gegaan. In een volledig geautomatiseerd proces worden voor alle nieuwe medewerkers (in- en externen) de volgende zaken vooraf geregeld: mobile telefoon, laptop, inclusief automatisch gegeneerde mail- en netwerkaccount + wachtwoord, toegangspas met autorisaties voor toegang tot gebouw en gebruik printers en locker.
In het kader van pre-boarding ontvangt de nieuw medewerker één week voor indienstdatum een welkomstmail met praktische tips voor de eerste werkdag en de stad Zoetermeer en een digitale welkomstboodschap van de algemeen directeur.
De applicatie BREM is vervangen door een nieuw IDU-software pakket: Qixium.