Overzicht Overhead

Overhead vormt een belangrijk onderdeel van de gemeentelijke begroting. Het gaat om de kosten die nodig zijn om de organisatie goed te kunnen sturen en het primaire proces te ondersteunen. Het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) schrijft voor dat gemeenten deze kosten apart zichtbaar maken, zodat onderlinge vergelijking mogelijk is en de raad inzicht heeft in de doelmatigheid van de organisatie.

De door de commissie BBV gehanteerde definitie luidt: Overhead zijn de kosten die samenhangen met de sturing en ondersteuning van medewerkers in het primaire proces. Voorbeelden zijn de loonkosten van leidinggevenden en van medewerkers van ondersteunende afdelingen. Concreet betreft dit onder meer de organisatieonderdelen Personeel & Organisatie, Informatievoorziening & Automatisering, Financiën & Control, Juridische Aangelegenheden & Bestuursondersteuning, Facilitaire Zaken & Huisvesting, Communicatie, Management- & Afdelingsondersteuning en Concern Control.

De notitie overhead van de commissie BBV is eind 2023 geactualiseerd en geldt vanaf de begroting 2025. Daarbij is de definitie van overhead aangescherpt. De commissie adviseert daarnaast om op overhead te sturen via de financiële verordening of via een aparte nota overhead. In 2025 is daarom een kaderstellende nota overhead aan de raad aangeboden.

Voor overhead zijn twee specifieke kengetallen van belang. Het eerste kengetal betreft de geraamde lasten van de overhead, uitgedrukt in een percentage van de totale lasten (exclusief stortingen in reserves). In 2026 ligt dit percentage op 10%. Sinds 2017 fluctueert dit cijfer tussen de 10% en 12%. Het tweede kengetal betreft de personeelslasten van overheadfuncties, uitgedrukt in een percentage van de totale personeelslasten. In 2026 bedraagt dit percentage 34%, gelijk aan 2025. Sinds 2017 ligt dit kengetal tussen de 34% en 37%.

Toelichting:
1. Subsidiewerver
In de jaren 2024 en 2025 zijn incidenteel middelen beschikbaar gesteld voor het aantrekken van een subsidiewerver, gericht op het verwerven van nationale en Europese subsidies. Dankzij deze extra investering is een begin gemaakt met het centraliseren van informatie over subsidies en subsidieaanvragen. Dit heeft geleid tot een efficiëntere benutting van bestaande subsidiekansen en een actieve verkenning van nieuwe mogelijkheden.

De toegevoegde waarde van centrale subsidieverwerving ligt momenteel vooral in de steeds professionelere aanpak. Waar in voorgaande jaren kansen onbenut bleven, worden subsidiemogelijkheden nu grondig onderzocht en in veel gevallen succesvol aangevraagd.  Laaghangend fruit wordt effectief geplukt. De totale subsidie ontvangsten op de balans van de gemeente zijn momenteel ongeveer € 140 mln. 

Om deze inspanningen voort te zetten en verder uit te bouwen, wordt vanaf 2026 structureel een subsidiewerver (fte schaal 12) aangesteld. De benodigde dekking vindt plaats binnen de reservering voor stedelijke groei op het Overzicht Algemene Dekkingsmiddelen (OAD).

2. Public affairs (extra adviseur)  / 3. Public Affairs: uitvoeringsbudget
Zoetermeer staat als groeiende stad voor grote maatschappelijke opgaven op het gebied van woningbouw, mobiliteit, duurzaamheid en economische ontwikkeling. In dit krachtenveld is het van belang dat de gemeente zich strategisch opstelt en haar belangen actief onder de aandacht brengt bij regionale, nationale en Europese besluitvormers.

De inzet van een adviseur Public Affairs draagt hier direct aan bij. Door proactief te opereren in lobbytrajecten en netwerken, kan Zoetermeer tijdig inspelen op beleidsontwikkelingen, kansen benutten en risico’s beperken. Denk hierbij aan het beïnvloeden van besluitvorming rondom gebiedsontwikkelingen zoals Bleizo-West, het versterken van de positie van de New Towns, en het verwerven van subsidies en investeringen die bijdragen aan de groei van de stad.

Om deze lobbyactiviteiten vorm te geven, is het noodzakelijk dat Public Affairs niet alleen personele capaciteit heeft, maar ook beschikt over middelen om uitvoering te geven aan de bijbehorende taken. Daarom is € 0,04 mln beschikbaar gesteld voor ondersteunende activiteiten. Deze middelen maken het mogelijk om strategische communicatie, netwerkvorming en inhoudelijke voorbereiding professioneel te organiseren.

Samen met de structurele inzet vanaf 2026 van een adviseur Public Affairs (fte schaal 12, € 0,13 mln.) ontstaat zo een solide basis voor een krachtige vertegenwoordiging van Zoetermeer op verschillende platforms. De totale dekking van € 0,17 miljoen kan worden gevonden binnen de reservering voor stedelijke groei op het Overzicht Algemene Dekkingsmiddelen (OAD).

4. Personeelsvergoedingen: reiskostenregeling
De nieuwe reiskostenregeling, die op 1 april 2024 is ingevoerd, omvat de vergoeding voor woon-werkverkeer, de thuiswerkvergoeding en de fiscale uitruilregeling voor een fiets. Vanaf 2026 is € 0,25 mln. extra budget nodig om de regeling voort te zetten. Het bedrag van € 0,25 mln. dat vanaf 2026 benodigd is wordt gedekt vanuit de beschikbare ruimte binnen het bezuinigingsvoorstel Ramingssystematiek (p-max -1, maatregel 322), zoals opgenomen in het Overzicht Algemene Dekkingsmiddelen (OAD).

5. Integriteitscoördinatoren (2 fte) en onderzoek
De gemeente groeit en ontwikkelt zich. Met die groei neemt ook de kans toe op integriteitskwesties, zoals:

• Ongewenst gedrag
• Belangen die elkaar in de weg zitten
• Fraude
• Het lekken van vertrouwelijke informatie

De regelingen integriteit zijn aangepast, zowel voor bestuurders als voor medewerkers. Voor medewerkers is het nu makkelijker om een melding te doen als ze denken dat er iets niet klopt.
Omdat het makkelijker is om te melden, komen meer meldingen binnen. Hierdoor is ook vaker onderzoek nodig naar integriteitskwesties.

De nieuwe integriteitsmedewerkers gaan:

• Trainingen geven over integriteit
• Controleren of het beleid nog actueel is
• Zorgen dat alles goed op elkaar aansluit
• Ervoor zorgen dat meldingen op dezelfde manier worden opgevolgd

Naast het aanpakken van problemen, is het ook belangrijk om problemen te voorkomen en mensen bewust te maken van wat wel en niet kan. Op deze manier versterken we in 2026 verder het vertrouwen binnen onze organisatie en zorgen we dat we als gemeente betrouwbaar en transparant werken.

Toelichting:
1. Dotatie algemene reserve (maatregel 301)
Bij het raadsvoorstel ‘Verkleining, Renovatie en Verduurzaming Stadhuis’ (2014-000060) is besloten om gedurende 35 jaar € 0,29 mln. toe te voegen aan de Vrij inzetbare reserve. Het voorstel is hiermee te stoppen, omdat de hoogte van deze reserve voldoende is. Hierdoor houden we dit bedrag over in de begroting.

2. Verlaging personeelsgerelateerde kosten (maatregel 234, 264, 293, 295)
Het gaat hier om het verlagen van personeelsgerelateerde kosten. Er kan gekozen worden om specifieke maatregelen te benoemen, zoals het afschaffen of versoberen van de activiteiten van de Cultuurgids (nieuwjaarsbijeenkomst/gouden giraf), fruit op de werkvloer, versoberen van de catering, verminderen abonnementen en repro, verlagen opleidingskosten en representatie.  
                     
3. Verlagen ICT (maatregel 280):  Motie 2506-59A Structurele versterking BOA-capaciteit: bedrag verhogen met € 87.000
De besparing omvat het snijden in het applicatielandschap. Door bijvoorbeeld te stoppen met overlappende en ‘nice to have’ applicaties, kunnen we niet alleen kosten verlagen, maar ook de efficiëntie en effectiviteit van onze ICT-diensten verbeteren. Dit betekent dat we ons zullen richten op kernapplicaties die noodzakelijk zijn voor onze bedrijfsvoering en de dienstverlening aan onze inwoners en bedrijven.

4. Verlagen inhuur (organisatiebreed) (maatregel 320)
In de totale begroting zit naast de toegestane personeelsformatie een bedrag van ongeveer € 5 mln. voor externe inhuur. Indien hiervan 5% wordt bezuinigd, levert dit € 0,25 mln. op. Dit betekent minder budget voor inhuur van specialistische kennis, piekbelasting, ziektevervanging.

5. Systematiek overheadtoerekening aan projecten (maatregel 302)
Het voorstel is om de overheadkosten op een andere manier te verdelen. In het kort komt het erop neer dat we overstappen naar een methode waarbij overheadkosten worden verdeeld via een vaste opslag op productieve uren en naar een integrale kostprijs. Door deze maatregel worden meer lasten toegerekend aan projecten., die daardoor duurder worden. Bij projecten die worden geactiveerd of toegerekend aan een grondexploitatie heeft dat een structureel positief effect op de exploitatie. De afschrijvingslasten worden in de toekomst hoger. 

Toelichting financiën op hoofdlijnen:
Het budget is bestemd voor de sturing en ondersteuning van medewerkers in het primaire proces, zoals personeel, informatievoorziening, organisatie, financiën, administratieve organisatie, communicatie en huisvesting. Het lastenbudget bedraagt in 2026 € 56,7 mln. en daalt vanaf 2027 structureel naar circa € 56,4 mln., doordat in 2026 sprake was van een eenmalig budget voor procesverbetering van € 0,3 mln.

Niet van toepassing.