Overzicht Overhead

Overhead vormt een belangrijk onderdeel van de gemeentelijke begroting. Het gaat om de kosten die nodig zijn om de organisatie goed te kunnen sturen en het primaire proces te ondersteunen. Het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) schrijft voor dat gemeenten deze kosten apart zichtbaar maken, zodat onderlinge vergelijking mogelijk is en de raad inzicht heeft in de doelmatigheid van de organisatie.

De door de commissie BBV gehanteerde definitie luidt: Overhead zijn de kosten die samenhangen met de sturing en ondersteuning van medewerkers in het primaire proces. Voorbeelden zijn de loonkosten van leidinggevenden en van medewerkers van ondersteunende afdelingen. Concreet betreft dit onder meer de organisatieonderdelen Personeel & Organisatie, Informatievoorziening & Automatisering, Financiën & Control, Juridische Aangelegenheden, Inkoop en Subsidies (JIS), Facilitaire Zaken & Huisvesting, Communicatie, Management- & Afdelingsondersteuning en Concern Control.

De notitie overhead van de commissie BBV is eind 2023 geactualiseerd en geldt vanaf de begroting 2025. Daarbij is de definitie van overhead aangescherpt. De commissie adviseert daarnaast om op overhead te sturen via de financiële verordening of via een aparte nota overhead. In 2025 is daarom een kaderstellende nota overhead aan de raad aangeboden.

Voor overhead zijn twee specifieke kengetallen van belang. Het eerste kengetal betreft de geraamde lasten van de overhead, uitgedrukt in een percentage van de totale lasten (exclusief stortingen in reserves). In 2027 ligt dit percentage op 10%. Sinds 2017 fluctueert dit cijfer tussen de 10% en 12%. Het tweede kengetal betreft de personeelslasten van overheadfuncties, uitgedrukt in een percentage van de totale personeelslasten. In 2027 bedraagt dit percentage 33%. Sinds 2017 ligt dit kengetal tussen de 33% en 37%.

Organisatieaanpassing Bestuursadvies en Strategie
Het college is zich ervan bewust dat de gemeente voor steeds complexere maatschappelijke, bestuurlijke en financiële opgaven staat. Ontwikkelingen zoals toenemende regionale samenwerking, nieuwe wet- en regelgeving, een groeiende behoefte aan integrale beleidsvorming en de noodzaak om kansen op externe financiering optimaal te benutten, vragen om een versterking van de strategische functie binnen de organisatie.

Om deze uitdagingen het hoofd te bieden is gekozen voor een organisatieaanpassing waarbij de activiteiten op het gebied van bestuursadvies, strategie, concernontwikkeling en belangenbehartiging worden samengebracht binnen de nieuwe afdeling Bestuursadvies en Strategie (BAS). Hiermee wordt de samenhang tussen bestuurlijke advisering, strategische koersvorming en externe positionering vergroot en ontstaat meer slagkracht bij het realiseren van de gemeentelijke ambities.

Wat willen we bereiken?
Met de organisatieaanpassing willen wij zorgen voor gedegen ondersteuning voor het bestuur, de directie en de organisatie bij het realiseren van de lange termijn doelen van de gemeente. Dit maakt dat de gemeente Zoetermeer strategisch gereed en toekomstbestendig is en tijdig inspeelt op maatschappelijke ontwikkelingen, kansen benut en risico's beheerst.

Wat gaan we daarvoor doen? 
In 2027 wordt de inrichting van de nieuwe afdeling Bestuursadvies en Strategie verder vormgegeven. Daarnaast wordt verder ingezet op organisatieontwikkeling, onder meer door het versterken van samenwerking, leiderschap en de samenhang binnen de organisatie. De financiële gevolgen van zowel de organisatieaanpassing als de organisatieontwikkeling zijn verwerkt in de begroting 2027.

Toelichting:
1. Content creator
In de Perspectiefnota 2027 is voorgesteld om aan het onderdeel Kabinet één medewerker Contentcreatie toe te voegen. Deze medewerker draagt actief bij aan de zichtbaarheid van het bestuur door duidelijke, toegankelijke en consistente content te ontwikkelen.

2. Extra formatie projectcontrol 
De formatie van projectcontrol is onvoldoende voor het aantal projecten binnen Zoetermeer. Daarom wordt voorgesteld de formatie met 1 fte schaal 11 uit te breiden, € 0,124 mln. Dekking komt vanuit het overzicht Algemene Dekkingsmiddelen.

3. Ondersteuning extra wethouder
De uitbreiding van het college brengt niet alleen de kosten van een extra wethoudersfunctie met zich mee, maar leidt ook tot aanvullende kosten voor ondersteuning. Voor een effectieve uitoefening van het wethouderschap is ambtelijke ondersteuning noodzakelijk, waaronder bestuurlijke advisering, beleidsmatige ondersteuning en secretariële ondersteuning.
In de praktijk betreft dit onder meer de inzet van een bestuursadviseur voor de voorbereiding en afstemming van bestuurlijke dossiers, secretariële capaciteit voor agenda- en mailboxbeheer, correspondentie, vergadercoördinatie en overige organisatorische werkzaamheden. Deze ondersteunende functies zijn onlosmakelijk verbonden met de uitbreiding van de bestuurlijke capaciteit en zorgen ervoor dat de extra wethouder(s) hun taken effectief en doelmatig kunnen uitvoeren. De kosten voor de uitbreiding zijn geraamd op € 0,3 mln. per jaar.

Toelichting financiën op hoofdlijnen:
Het budget is bestemd voor de sturing en ondersteuning van medewerkers in het primaire proces, zoals personeel, informatievoorziening, organisatie, financiën, administratieve organisatie, communicatie en huisvesting. Het lastenbudget bedraagt in 2027 circa € 62,0 mln. en blijft in de jaren daarna op een vergelijkbaar niveau. Richting 2030 loopt het lastenbudget licht op tot circa € 62,2 mln.