Financiële ontwikkelingen bestaand beleid (leereffecten jaarrekening en TB1)
1.1 Loonkosten overhead
Het verwachte resultaat voor 2025 bedraagt € 0,3 mln. positief door (tijdelijk) openstaande vacatures.
1.2 Informatisering en Automatisering
Het verwachte resultaat 2025 is per saldo € 120.000 positief. Dit voordeel ontstaat enerzijds door vrijgevallen kapitaallasten van € 0,28 mln. doordat een investering nog niet is afgerond. Anderzijds worden extra (eenmalige) kosten verwacht door nieuwe aanbestedingen en door prijsstijgingen van het mobiele telefoonabonnement en van bestaande diensten op het gebied van informatiebeveiliging. Tot slot zijn extra laptops aangeschaft vanwege organisatiegroei. De extra kosten bedragen in totaal circa € 0,16 mln.
1. 3 Beveiliging in het Stadhuis
De sterk gestegen loonkosten in de beveiligingssector leiden tot een tekort van € 0,19 mln. per jaar. Mede oorzaak is het gewijzigde beveiligingsbeleid dat vereist dat er altijd beveiligers aanwezig moeten zijn zolang er mensen in het pand zijn, dus ook tijdens de fractievergaderingen in het vergadercentrum.
1.4 Formatie-uitbreiding opslag overhead
Door de voorgestelde uitbreiding van de formatie neemt ook de overhead toe. Ten opzichte van het huidige moment groeit de formatie in 2025 met ongeveer 31 fte. Daarna neemt deze iets af. De totale toename in 2026 is circa 19 fte. In de jaren daarna neemt de toename verder af tot ongeveer 7,5 fte. De overheadkosten zijn genormeerde kosten van onder meer huisvesting, ict voorzieningen (licenties, laptop) en de toename in de uitvoeringstaken van bijvoorbeeld personeel en organisatie, facilitaire zaken en financiën. De gemiddelde overheadkosten bedragen € 36.800 per jaar voor een structurele fte, terwijl de norm voor een tijdelijke fte op € 12.600 ligt.
1.5 Organisatieontwikkeling Sociaal Domein
In het Sociaal Domein is voor 1 januari 2026 een reorganisatie beoogd. De kwaliteit van dienstverlening staat daarbij voorop. In de komende periode worden de consequenties voor de organisatie, personeel en financiën uitgewerkt. De consequenties daarvan worden meegenomen in de Programmabegroting 2026. De raad ontvangt de benodigde informatie voorafgaand aan het begrotingsdebat zodat tijdens het begrotingsdebat een integrale afweging kan plaatsvinden.
1.6 Extra afschrijving personeelsfietsenstalling
De personeelsfietsenstalling nabij de Frankrijklaan 6 moet plaatsmaken voor de grondexploitatie Markt 10. In de begroting 2025 is een bedrag van € 0,481 mln. opgenomen als extra afschrijvingslast. De extra afschrijving is echter al verwerkt in het boekjaar 2024. Vandaar dat deze begrotingspost in 2025 kan vrijvallen.
1.7 Aanpassing raming afschrijving
Het gaat om diverse kleine correcties van de afschrijvingslasten met als onderliggende basis:
- (nog) niet uitvoeren van een vervangingsinvestering;
- geraamde afschrijvingslast versus gerealiseerde afschrijvingslast;
- opgelopen vertraging bij de uitvoering van het investeringskrediett.
Onvermijdelijke ontwikkelingen
2.1 Wet Open Overheid (WOO)
De Wet open overheid uit 2022 regelt de openbaarheid van bestuur door openbaarmaking van informatie door de Nederlandse overheid. De wet is de opvolger van de Wet openbaarheid van bestuur, die op 1 mei 1992 in werking was getreden. Onze gemeente heeft steeds vaker te maken met verzoeken van belanghebbenden. Dat houdt in dat de wet succesvol is en dat de belemmeringen om verzoeken in te dienen kleiner worden. De gemeente maakt ten behoeve het onderzoek ook kosten. Kosten die nu vaak ten laste van een project worden gebracht, of als algemene kosten of op het product. Het rijk heeft onderkend dat de kosten voor gemeenten oplopen en heeft via de algemene uitkering budget beschikbaar gesteld.
Het voorstel is om dit budget via het programma overhead beschikbaar te stellen en dit namens de gehele organisatie centraal te beheren via juridische zaken. Hiermee voorkomen we dat de projecten en andere product en onterecht belast worden. Voor 2025 bedraagt het toegekende budget € 0,171 mln. en voor de periode daarna € 0,205 mln.
2.2 NIS2-richtlijn
Met de invoering van de NIS2-richtlijn met betrekking tot informatiebeveiliging in 2025 worden strengere eisen gesteld aan de beveiliging van netwerk- en informatiesystemen binnen essentiële sectoren, waaronder lokale overheden. De NIS2-richtlijn staat voor 'Network and Information Security 2-richtlijn'. Deze richtlijn is een opvolger van de oorspronkelijke NIS1-richtlijn en is bedoeld om de cyberbeveiliging binnen de Europese Unie verder te versterken. Recente cyberaanvallen bij verschillende gemeenten en andere overheidsorganisaties tonen aan welke schade veroorzaakt wordt door onvoldoende beveiliging. Om ervoor te zorgen dat de Gemeente Zoetermeer kan voldoen aan de strengere eisen van de NIS2 en daarmee dus te zorgen voor een betere beveiliging van onze gemeentelijke digitale infrastructuur is het noodzakelijk om een tweetal aanvullende maatregelen te nemen in het kader van informatiebeveiliging.
Allereerst is het noodzakelijk om een 24/7-dienst die de gemeentelijke systemen continu monitort en indien nodig ingrijpt op verdacht verkeer. Daarnaast wordt een wachtwoordmanager ingezet die helpt bij het afdwingen van sterke wachtwoorden. Dit vermindert de kans op het hergebruiken van wachtwoorden of het kiezen van zwakke, gemakkelijk te raden wachtwoorden, wat een veelvoorkomende oorzaak is van beveiligingsinbreuken. De inzet van deze twee maatregelen helpen ons de informatiebeveiligingsrisico's effectief te beheren en de gemeentelijke systemen te beschermen tegen potentiële cyberincidenten.
De kosten voor de 24/7 informatiebeveiligingsdienst en de wachtwoordmanager bedragen respectievelijk € 0,25 mln. en € 40.000 structureel op jaarbasis vanaf 2026.
Beleidswijzigingen/nieuw beleid
3.1 Subsidiewerver (structureel vanaf 2026)
Voor 2024 en 2025 zijn voor het verwerven van nationale en Europese subsidies incidenteel middelen beschikbaar gesteld ten behoeve van een subsidiewerver. Het extra beschikbaar gestelde bedrag leidde ertoe dat er een begin is gemaakt om de informatie over subsidies en subsidieaanvragen te centraliseren. Daarnaast wordt gebruik gemaakt van bestaande subsidiekansen en worden de nieuwe subsidiekansen vergroot. Bij een groeiende stad in de omvang van Zoetermeer is een subsidiewerver wenselijk. In 2024 was de subsidiewerver in meer of mindere mate betrokken bij de aanvragen en bijdragen van ca. € 42 mln. aan subsidies waarvan € 35 mln. is toegekend (b.v. Regiodeal € 3,3 mln. en Binnenstad € 14,9 mln.).
Het voorstel is om structureel vanaf 2026 budget vrij te maken voor een subsidiewerver van € 0,13 mln. (fte schaal 12). Dekking hiervoor kan gevonden worden in de reservering voor de groei van de stad op OAD.
3.2 Public affairs (extra adviseur structureel vanaf 2026)
In 2023, 2024 en 2025 is tijdelijk geïnvesteerd in de uitbreiding van de lobbycapaciteit door een extra adviseur public affairs aan te stellen. De adviseur public affairs zorgt ervoor dat de gemeentelijke belangen worden behartigd bij onder andere medeoverheden en Tweede Kamer en ook voor goede ondersteuning van het bestuur bij diverse complexe onderwerpen zoals de New Towns en Bleizo-West. Bij een groeiende stad in de omvang van Zoetermeer is een extra adviseur wenselijk.
De gemeente wil voortijdig kunnen anticiperen op externe ontwikkelingen en, waar mogelijk, invloed uit kunnen oefenen. Om deze lobbytrajecten goed te kunnen ondersteunen, wil het college structureel inzetten op het borgen van deze activiteiten binnen de organisatie. Het aantrekken van een adviseur public affairs (schaal 12) kost € 0,13 mln. Dekking hiervoor kan gevonden worden in de reservering voor de groei van de stad op OAD.
3.3 Public affairs: uitvoeringsbudget
Om ervoor te zorgen dat public affairs ook uitvoering kan geven aan de taken zijn middelen nodig om hier vorm aan te geven van structureel € 0,040 mln. Dekking hiervoor kan gevonden worden in de reservering voor de groei van de stad op OAD.
3.4 Meterkasten netbeheerder
Onderzoek toont aan dat beschilderde meterkasten of elektriciteitshuisjes ons vrolijker maken. We voelen ons er veiliger door en is er minder vandalisme. In sommige gemeenten is het al mogelijk om deze huisjes op te knappen d.m.v. kunst.
Het college wil ook dat de kastjes in gemeente Zoetermeer mooi beschilderd worden. Het past ook bij de doelstellingen van Zoetermeer 2040 en de manier waarop wij Zoetermeer via City Marketing neerzetten. Bewoners worden via de kanalen van City Marketing opgeroepen om ontwerpen te bedenken. Een kunstenaar begeleidt hen vervolgens met opleiding en uitvoering. Het voorstel is om de kosten van € 25.000 te dekken uit het potje van het college.
3.5 Personeelsvergoedingen: reiskostenregeling
De nieuwe reiskostenregeling, die op 1 april 2024 is ingevoerd, omvat de vergoeding voor woon-werkverkeer, de thuiswerkvergoeding en de fiscale uitruilregeling voor een fiets. Voor de invoering is een extra budget van € 0,50 mln. toegekend voor zowel 2024 als 2025, waarbij is aangegeven dat de regeling inhoudelijk structureel gewenst is, maar vanwege de financiële situatie eerst tijdelijk voor twee jaar werd toegekend. Na analyse van de eerste negen maanden (van april tot en met december 2024), rekening houdend met een verwachte groei van het aantal gebruikers, blijkt dat € 0,25 mln. voldoende is in plaats van de oorspronkelijk geraamde € 0,50 mln. Dit resulteert in een overschot van € 0,25 mln. in 2025. Vanaf 2026 is € 0,25 mln. extra budget nodig om de regeling voort te zetten.
Het vanaf 2026 benodigde bedrag van € 0,25 mln. dient te worden gedekt vanuit de beschikbare ruimte binnen het bezuinigingsvoorstel Ramingssystematiek (p-max -1) (maatregel 322), zoals opgenomen in de Algemene Dekkingsmiddelen en onvoorzien (OAD).
3.6 Integriteitscoördinatoren (2 fte) en onderzoek
Vanwege de groei van de organisatie zijn twee integriteitsmedewerkers nodig. De organisatie is de afgelopen jaren in omvang gegroeid, waardoor de kans op integriteitskwesties en misstanden eveneens is toegenomen. Het gaat hierbij bijvoorbeeld om ongewenste omgangsvormen, belangenverstrengeling, fraude of lekken van vertrouwelijke informatie. De regelingen integriteit zijn zowel politiek bestuurlijk als ambtelijk vernieuwd. Voor ambtenaren is het laagdrempeliger geworden om meldingen van vermoedelijke integriteitsschendingen en misstanden te doen. De verwachting is dat hierdoor het aantal meldingen toeneemt en als gevolg daarvan zijn ook vaker integriteitsonderzoeken nodig. Naast handhaving is preventie en bewustwording belangrijk. De integriteitsmedewerkers gaan trainingen organiseren. Ze gaan toezien op actualiteit van het beleid, samenhang, en zorgdragen voor een eenduidige opvolging van meldingen.
Bezuinigings- en dekkingsvoorstellen
4.1 Dotatie algemene reserve (maatregel 301)
Bij het raadsvoorstel ‘Verkleining, Renovatie en Verduurzaming Stadhuis’ (2014-000060) is besloten om gedurende 35 jaar € 0,29 mln. toe te voegen aan de Vrij inzetbare reserve. Het voorstel is hiermee te stoppen, omdat de hoogte van deze reserve voldoende is. Hierdoor houden we dit bedrag over in de begroting.
4.2 Realistische investeringsplanning (maatregel 113, 126, 127, 309, 310)
Een realistische investeringsplanning met bijbehorende kapitaal- en exploitatielasten ten aanzien van Nieuwbouw Poppodium de Boerderij, Investeringsagenda Sport, Onderwijshuisvesting, Vervangingsinvesteringen (o.a. ICT) en Investeringen m.b.t. de ‘Schaalsprong’.
Voor de komende jaren staat een ambitieus investeringsprogramma gepland. Het college blijft daarbij volop inzetten op de verschillende ontwikkelingen en tegelijkertijd leert de ervaring dat niet alle projecten conform de planning kunnen worden gerealiseerd. Door realistischer te plannen kunnen de in de begroting opgenomen kapitaallasten, rentelasten en exploitatielasten voor een deel worden doorgeschoven, waardoor in ieder geval voor 2026 een aanzienlijke besparing kan worden gerealiseerd. Voor de komende jaren kan worden overwogen om een investeringsplafond in te stellen op basis van de historische realisatie van de afgelopen jaren en hierbinnen de verschillende projecten te herprioriteren en/of in de tijd uit te zetten.
4.3 Verlaging personeelsgerelateerde kosten (maatregel 234, 264, 293, 295)
Het gaat hier om het verlagen van personeelsgerelateerde kosten. Er kan gekozen worden om specifieke maatregelen te benoemen, zoals het afschaffen of versoberen van de activiteiten van de Cultuurgids (nieuwjaarsbijeenkomst/gouden giraf), fruit op de werkvloer, versoberen van de catering, verminderen abonnementen en repro, verlagen opleidingskosten en representatie.
4.4 Verlagen ICT (maatregel 280)
De besparing zit in het snijden in het applicatielandschap. Door bijvoorbeeld te stoppen met overlappende en ‘nice to have’ applicaties, kunnen we niet alleen kosten verlagen, maar ook de efficiëntie en effectiviteit van onze ICT-diensten verbeteren. Dit betekent dat we ons zullen richten op kernapplicaties die noodzakelijk zijn voor onze bedrijfsvoering en de dienstverlening aan onze inwoners en bedrijven.
4.5 Verlagen inhuur (organisatiebreed) (maatregel 320)
In de totale begroting zit naast de toegestane personeelsformatie een bedrag van ongeveer € 5 mln. voor externe inhuur. Indien hiervan 5% wordt bezuinigd, levert dit € 0,25 mln. op. Dit betekent minder budget voor inhuur van specialistische kennis, piekbelasting, ziektevervanging.
4.6 Citymarketing (maatregel 237)
Het budget voor City Marketing is in het coalitieakkoord structureel opgehoogd. Bureau City Marketing zou zo met een ruimer budget meer impact gaan maken. Door de aangekondigde bezuiniging zal de impact van het bureau zich beperken tot het ontsluiten en ‘in de etalage zetten’ van onderwerpen, activiteiten en evenementen die bijdragen aan het versterken van het merk Zoetermeer. Zoals beschreven in het strategisch canvas Zoetermeer is de Plek. De rol van het bureau gaat van trekker en organisator naar coördinator en kwaliteitbewaker. Wat blijft zijn de website, de social media en jaarlijks vier campagnes. Bij gelijkblijvende formatie kan ook de Uitagenda onderhouden worden.
4.7 Systematiek overheadtoerekening aan projecten (maatregel 302)
Het voorstel is om de overheadkosten op een andere manier te verdelen. In het kort komt het erop neer dat we overstappen naar een methode waarbij overheadkosten worden verdeeld via een vaste opslag op productieve uren en naar een integrale kostprijs. Door deze maatregel worden meer lasten toegerekend aan projecten. Projecten worden daardoor duurder. Bij projecten die worden geactiveerd of toegerekend aan een grondexploitatie heeft dat een structureel positief effect op de exploitatie. De afschrijvingslasten worden in de toekomst hoger. Door deze maatregel worden meer lasten toegerekend aan projecten, die daardoor duurder worden. Bij projecten die worden geactiveerd of toegerekend aan een grondexploitatie heeft dat een structureel positief effect op de exploitatie. De afschrijvingslasten worden in de toekomst hoger.