Overzicht Overhead

Financiën

	Bedragen x € 1.000
	TB1	MJB 2027 - 2030
	2026	2027	2028	2029	2030	2031
1 Financiële ontwikkelingen bestaand beleid (leereffecten jaarrekening en TB1)
1.1 Formatiewijziging opslag overhead	-54	-70	-55	-55	-55	-55
1.2 Informatisering en Automatisering	85	165	165	165	165	165
1.3 Organisatieontwikkeling - dekking Reserve Flankerend Beleid	-1.000 1.000
1.4 Exploitatielasten gebouwen		-200	-200	-200	-200	-200
2 Onvermijdelijke ontwikkelingen
2.1 Subsidiemodule	-60	-40	-40	-40	-40	-40
2.2 Vervanging zaaksysteem		-165	-165	-165	-165	-165
2.3 Assetmanagement	-127	-127	-127	-127	-127	-127
3 Beleidswijzigingen/Nieuw beleid
3.1 Content creator 1 fte	-41	-81	-81	-81	-81	-81
3.2 Aanjager New Town - dekking Reserve Fonds Zoetermeer 2040	-150 150
3.3 Extra formatie projectcontrol - dekking via OAD	-124	-124	-124	-124	-124	-124
TOTAAL SALDO PROGRAMMA	-321	-624	-627	-627	-627	-627

Toelichting financiën

Financiële ontwikkelingen bestaand beleid (leereffecten jaarrekening en TB1)
1.1 Formatiewijziging opslag overhead
Door de voorgestelde uitbreiding van de formatie neemt ook de overhead toe. Ten opzichte van het huidige moment bedraagt de uitbreiding van de formatie in 2026 circa 4,9 fte. In 2027 loopt deze uitbreiding op tot circa 6,4 fte. Vanaf 2028 bedraagt de uitbreiding circa 5,0 fte. De overheadkosten zijn genormeerde kosten en bedragen gemiddeld € 11.000 per jaar per structurele fte.

1.2 Informatisering en Automatisering
De aanbesteding van de serveromgeving is afgerond en het resultaat is een structureel voordeel van € 0,17 mln. per jaar. Dit jaar komt het resultaat echter uit op € 90.000 vanwege de extra doorloopkosten van het oude systeem.

1.3 Organisatieontwikkeling
Het reeds ingezette beleid van de organisatieontwikkeling richt zich op het versterken van de ambtelijke organisatie door te investeren in leiderschap, talentontwikkeling en in het strategisch en lerend vermogen van de organisatie. Voorgesteld wordt om € 1,0 mln. in 2026 van de reserve organisatieontwikkeling/flankerend beleid beschikbaar te stellen.

1.4 Exploitatielasten gebouwen
De onderhoudskosten van de gemeentelijke accommodaties zijn de laatste jaren sterk toegenomen. Met name de kosten van het incidenteel/correctief onderhoud zijn fors gestegen door de combinatie van sterk gestegen marktprijzen en een ouder wordende vastgoedportefeuille die extra onderhoud vraagt. Bij ambtelijke huisvesting in de wijken en het Stadhuisforum gaat het om € 0,20 mln. per jaar.

Onvermijdelijke ontwikkelingen
2.1 Subsidiemodule
Onze organisatie ziet een groeiende behoefte aan een efficiënte, transparante en gebruiksvriendelijke manier om subsidieaanvragen te verwerken. Daarnaast wordt vanaf 2027 het huidige pakket niet meer ondersteund. Om deze processen te verbeteren en beter aan te sluiten op de verwachtingen van zowel aanvragers als interne medewerkers, vragen wij om budget voor de vervanging en de hiermee samenhangende implementatie van een nieuwe subsidieapplicatie.
De huidige inschatting is dat er structureel extra budget van € 40.000 nodig is om ook in de toekomst op een passende wijze te kunnen voldoen aan onze verplichting en een eenmalige kostenpost van € 60.000 in 2026.

2.2 Vervanging zaaksysteem
Gemeenten werken samen aan het vernieuwen en verbeteren van hun digitale fundament, Common Ground genaamd. Dit is een landelijke beweging, geïnitieerd door de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG), die zich richt op het toekomstbestendig maken van de gemeentelijke informatievoorziening zoals ook beschreven in de Nederlandse Digitaliseringsstrategie (NDS). Common Ground is geen afzonderlijk ICT-project, maar een fundamentele herziening van de manier waarop gegevens, applicaties en processen zijn georganiseerd.

Het contract van het huidige zaaksysteem verloopt in 2028. Er wordt een aanbesteding gestart in 2026. De vervanging van het zaaksysteem wordt de eerste ‘grote’ aanbesteding die binnen de Common Ground strategie plaatsvindt. Dat betekent dat een deel van de randvoorwaarden van de aanbesteding moet worden ingevuld om het systeem op Common Ground principes te kunnen integreren binnen de nieuwe architectuur. Om het nieuwe zaaksysteem te kunnen laten voldoen aan de Common Ground voorwaarden is naar huidige inschatting een extra budget nodig van € 0,17 mln. structureel. Deze extra kosten worden opgevangen binnen de bestaande begroting door inzet van het aanbestedingsvoordeel van de serveromgeving (zie 1.2 Informatisering en Automatisering).

2.3 Assetmanagement
In de Programmabegroting 2025 is het professionaliseren van beheer door de implementatie van assetmanagement als speerpunt opgenomen. Om assetmanagement in te voeren moeten zowel de mensen als middelen (processen, systemen, informatie, budgetten) op orde zijn. In de afgelopen periode is gewerkt aan verbetering van beheerplannen, uitvoeringsplannen en data op orde krijgen. Dit is een meerjarig proces. De omvang van de organisatie is toegenomen waardoor het noodzakelijk is om een teammanager aan te trekken. De kosten hiervan bedragen € 0,127 mln. structureel.

Beleidswijzigingen/Nieuw beleid
3.1 Content creator 1 fte
Het voorstel is om aan het onderdeel Kabinet één medewerker/content creator (schaal 8) toe te voegen. Deze medewerker draagt actief bij aan de zichtbaarheid van het bestuur door duidelijke, toegankelijke en consistente content te ontwikkelen.

3.2 Aanjager New Town
Zoetermeer is als New Town in korte tijd ontwikkeld. Omdat we als New Town in korte tijd zijn gebouwd, zijn veel gebouwen en voorzieningen tegelijk toe aan vervanging. Maar ook de sociale stad vraagt om nieuwe investeringen: in sterke gemeenschappen, in kansen voor jongeren en in bestaanszekerheid. De gemeente zet hierop in via Zoetermeer 2040, maar de uitdagingen overstijgen onze lokale mogelijkheden en vragen om een gezamenlijke aanpak met partners, rijk en regio. Hiervoor is in 2026 aanvullende capaciteit nodig voor coördinatie, voorbereiding van samenwerkingsafspraken en belangenbehartiging. Door samen te werken bij de inzet op de New Town-opgave kan de opgave een structurele plek krijgen in het beleid van andere stakeholders en kan de (financiële) slagkracht versterkt worden. De capaciteit wordt extern ingehuurd en de kosten bedragen € 0,15 mln. Vanwege de eenmalige inzet en omdat het beoogde resultaat van de New Town aanjager past in de doelstellingen van Zoetermeer 2040 is het voorstel deze kosten te dekken uit de reserve Fonds Zoetermeer 2040.

3.3 Extra formatie projectcontrol
De formatie van projectcontrol is onvoldoende voor het aantal projecten binnen Zoetermeer. Daarom wordt de formatie met 1 fte schaal 11 uitgebreid, € 0,124 mln. Dekking komt vanuit het overzicht Algemeen Dekkingsmiddel.

Afwijkingen investeringen en voorzieningen

Afwijking geïnvesteerde activa/voorzieningen: niet van toepassing.
Onderwerp	Toelichting onderwerp

Technische begrotingswijzigingen

Technische begrotingswijzigingen
College/Raad	Toelichting
College	Bij de Programmabegroting 2026 is een bezuinigingspakket vastgesteld. Onderdeel hiervan is het voorstel ‘Verlaging personeelsgerelateerde kosten’ waarmee een structurele besparing van € 0,1 mln. wordt gerealiseerd. Dekking wordt geboden vanuit het budget voor personeelsvergoedingen, waaruit de prognose blijkt dat de benutting lager uitkomt dan geraamd door leereffecten bij de toepassing van het bestaande beleid.
College	Herverdeling stelpost overhead: er vindt een budget neutrale verschuiving plaats binnen de overhead. Uitbreiding op formatie bij programma’s leidt tot uitbreiding van budget op de overheadtaken. Dit extra budget van € 0,735 mln. wordt verzameld op één post en nu verdeeld naar de verschillende overheadtaken.
Raad	Bij de Programmabegroting 2026 is een bezuinigingspakket vastgesteld. Onderdeel daarvan is een verlaging van de kosten van inhuur met € 0,25 mln. Dit bedrag stond gereserveerd in Overzicht Overhead en wordt nu toegerekend aan alle programma’s.
College	BBV-technisch dient de functie van concernstrateeg (schaal 13, € 0,137 mln.) binnen het overzicht Overhead naar een ander product. Dit betreft een budgetneutrale verschuiving en leidt niet tot een claim op extra middelen.
Raad	Op 3 november 2025 is de Nota Overhead 2025 vastgesteld. Hierin is bepaald dat overheadkosten vanaf 1 januari 2026 via een vaste opslag op productieve uren worden toegerekend aan de producten en diensten van de gemeente. Deze wijziging leidt tot een verschuiving van kosten van het overzicht Overhead naar projecten en investeringen. Het financiële effect, waaronder hogere kapitaallasten, is verwerkt in de Programmabegroting 2026 en de meerjarenbegroting 2027-2029. Voor latere jaren is hiervoor een centrale stelpost opgenomen bij Algemene dekkingsmiddelen en onvoorzien. De hogere doorbelasting van overhead en het daaruit voortvloeiende effect moeten administratief-technisch nog worden verwerkt in de bestaande (restant)investeringsbudgetten. Ook wordt de stelpost voor kapitaallasten vanaf 2030 verdeeld over de betreffende budgetten. De hieruit voortvloeiende budgetneutrale begrotingswijziging voor 2026 wordt opgenomen in het Tweede Tussenbericht. Het meerjarige effect wordt verwerkt in de Programmabegroting 2027 en de meerjarenbegroting 2028-2030. Voor langer lopende projecten, zoals de Entree, wordt dit in latere jaren aangepast of via een afzonderlijk raadsbesluit geregeld.

Risico’s

Energiekosten gemeentelijk vastgoed
Door de huidige situatie in het Midden-Oosten stijgen naar verwachting de energiekosten van het gemeentelijk vastgoed extra in 2026. Het is dit moment nog te vroeg om een juiste inschatting van de extra kosten te kunnen maken.