Paragraaf 5 Bedrijfsvoering

Ontwikkelingen

In de bijzondere periode die de wereld in haar greep houdt, onder omstandigheden die voor een groot deel afwijken van wat tot begin 2020 nog als ‘normaal’ gold, blijft de gemeente Zoetermeer haar missie voor ogen houden: met hart voor de stad samen bouwen aan het Zoetermeer van vandaag én morgen. 

Nog steeds stelt de organisatie de maatschappelijke vraagstukken centraal, heeft dienstverlening hoog in het vaandel en wordt ingespeeld op de vragen van vandaag én morgen. Zij is zich bewust van haar bredere plek in de stad en de regio, meer nog dan voorheen.

De gevolgen van de COVID-19 crisis en de maatregelen die in het kader daarvan zijn genomen, zijn voelbaar in de hele organisatie. De mensen in de organisatie, de organisatie zelf, bestuur en management en processen en systemen zijn vier belangrijke aandachtsgebieden binnen de bedrijfsvoering. In deze paragraaf wordt toegelicht wat er in 2022 voor ieder van deze aandachtgebieden wordt verwacht.

Aandacht voor de mens in de organisatie
De medewerkers van de gemeente Zoetermeer vormen het kapitaal van de organisatie. Zij zijn degenen die de afgelopen periode harder zijn gaan lopen, werk erbij kregen en zieke collega’s vervingen. Door de hele organisatie heen wordt de extra druk gevoeld, die is ontstaan naar aanleiding van alle maatregelen die zijn genomen om COVID-19 het hoofd te bieden en de inwoners en bedrijven van de stad te helpen om door deze crisis te komen. Door alle extra inspanningen is het gelukt om het extra werk op te pakken en het reguliere werk ook doorgang te laten vinden. Dat is een verdienste, geen vanzelfsprekendheid.

Ontwikkeling ziekteverzuim
De keerzijde van dit verhaal is dat op enig moment de druk te hoog wordt; diverse signalen maken dit inmiddels zichtbaar. Zo is de duidelijke daling van het ziekteverzuim (één van de indicatoren voor bedrijfsvoering) die een paar jaar geleden is ingezet, in 2020 tot stilstand gekomen. Een zorgelijke ontwikkeling die in 2022 aandacht vraagt en krijgt onder andere middels het duurzame inzetbaarheidsbeleid.

Duurzame Inzetbaarheid en ziekteverzuim
Het duurzame inzetbaarheidsbeleid geeft richting aan het werken aan inzetbaarheid op een manier die voor iedereen passend en effectief is.  Binnen het project Duurzame Inzetbaarheid worden de verzuimcijfers, de kwantitatieve gegevens, geanalyseerd en gecombineerd met hetgeen aan kwalitatieve gegevens bekend is. Uit die analyse wordt een plan van aanpak voor 2022 geformuleerd waar het stimuleren van bevlogenheid een prominent onderdeel van zal uitmaken.

Mede met het oog daarop wordt in 2022 voor de tweede keer een medewerkersonderzoek bevlogenheid (MOB) gehouden. De uitkomsten van dit onderzoek bieden naast onder meer ziekteverzuimcijfers, gegevens van de bedrijfsarts en de Risico-inventarisatie en evaluaties (RI&E’s) verschillende handvatten om de bevlogenheid van medewerkers te bevorderen. (maatwerk)Interventies bieden de mogelijkheid om aan te sluiten bij de behoefte van de medewerkers.

Uit wetenschappelijk onderzoek is bekend dat bevlogen medewerkers intrinsiek gemotiveerd zijn, productiever, proactiever en innovatiever zijn, minder verzuimen en minder verloop vertonen. Stimuleren van bevlogenheid verloopt via de ontwikkeling van de mens - niet alleen als medewerker, maar in de breedte -, persoonlijk leiderschap en het werken vanuit talenten. Dit zijn belangrijke succesfactoren bij het werken aan de opgaven van Zoetermeer 2040. Het MOB en de gegevens uit andere bronnen geven input voor het verder ontwikkelen en het evalueren van het duurzaam inzetbaarheidsbeleid in 2022.

Leeftijdsopbouw
De tweede indicator voor bedrijfsvoering betreft de leeftijdsopbouw van het personeelsbestand. De gemeente Zoetermeer heeft ten opzichte van de andere 100.000+ gemeenten een jonger ambtenarenbestand. Het is belangrijk om als gemeente te blijven inzetten op het aantrekken van (en vergroten van het aandeel) jong potentieel. Niet alleen om de uitstroom van oudere medewerkers op te vangen, maar ook de impuls die een nieuwe generatie kan geven aan nieuwe en innovatieve manieren van denken en werken. Met het oog op Zoetermeer 2040 is het dan ook belangrijk om in te zetten op het vinden, binden en behouden van jong talent.

Om hier een sterke basis voor te leggen, krijgen in 2022 de volgende onderdelen aandacht:
• verbeteren van het in dienst proces vanwege het belang van het binden en behouden van
   (jong) talent;
• analyse van exit-gegevens om zicht te krijgen op de redenen van met name vrijwillig vertrek en
• verbeteren van strategische werving & selectie om de uitdagingen in de huidige arbeidsmarkt
    het hoofd te kunnen bieden.

Participatiebanen
Bij aandacht voor de mens hoort ook aandacht voor de mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Om het gestelde quotum voor participatiebanen te blijven halen en bij voorkeur meer dan dat, is een plan van aanpak in de maak dat vanaf 2022 zijn vruchten moet afwerpen. Het verhogen van het aantal medewerkers in een participatiebaan verloopt onder andere via creëren van bewustzijn en draagvlak op de werkvloer, waarvoor trainingen en webinars worden georganiseerd, en aandacht voor het schrijven van inclusieve wervingsteksten.

Aandacht voor de organisatie
Aandacht voor mensen is één stap die nodig is voor een resultaatgerichte organisatie. Daarnaast is er aandacht voor de organisatie zelf en de inrichting daarvan nodig.

Organisatieontwikkeling
In 2022 wordt duidelijker wat de visie van Zoetermeer 2040 aan verandering vraagt in het organiseren van werk en de manier van werken. De hieruit voortvloeiende sturingsvragen worden dat jaar opgepakt. Om het integrale werken binnen de organisatie te versterken worden de inrichting van zowel het sociale als het fysieke domein, waar nodig, aangepast.

Innovatie
Onderdeel van toekomstbeeld Zoetermeer 2040 is ‘Stad van toegepaste innovatie’. De ambitie is om samen met partners door te groeien als stad van toegepaste innovatie en nieuwe technologieën, werkmethodieken en digitale mogelijkheden slim te benutten. Dat gaat onder meer om: energietransitie, innovaties in welzijn en zorg, sociale dienstverlening, dataonderzoek, circulaire economie en innovatieve bouwconcepten.

De opgaven van Zoetermeer 2040 zijn complex. Zeker in het licht van de onderliggende mechanismen. Zonder gerichte innovatie lukt het niet om die te keren. Bij de ontwikkeling van Zoetermeer 2040 is het streven koersvast en adaptief te zijn. De gemeente is een betere samenwerkingspartner bij het zoeken naar innovatieve oplossingen in de stad als innovatie op een koersvaste manier gebeurt. De afgelopen jaren is gedegen ervaring op gedaan om innovatie te betrekken bij het werken aan vraagstukken in de stad. Bijvoorbeeld in het Dutch Innovation Park en in de InnoLabs; plekken in de stad waar inwoners, kennisinstellingen, bedrijven, maatschappelijke organisaties en gemeenteambtenaren samen aan de slag gaan met nieuwe manieren om maatschappelijke vraagstukken op te lossen.

Doelstelling is om komend jaar de expertise binnen de organisatie op het gebied van innovatie te vergroten en expliciet onderdeel te maken van het werken aan maatschappelijke vraagstukken, waaronder de initiatieven in het kader van Zoetermeer 2040.

Overige organisatieontwikkelingen
De eerder opgestelde maatregelen voor Ombuigen en Vernieuwen zullen grotendeels in 2022 geëffectueerd worden. De financiële gevolgen zijn met name afhankelijk van de implementatie van de Omgevingswet en de transformatie van het Sociaal Domein. 
De Zoetermeerse Werkwijze Projectmatig Werken is in 2021 geïmplementeerd in het fysieke domein. In 2022 wordt de werkwijze verder gemeentebreed geïmplementeerd. Het doel van het professionaliseren van projectmatig werken is drieledig: meer realisatiekracht, betere beheersing en betere informatievoorziening. 

Het Nieuwe Werken 2.0
Naar verwachting is de combinatie van thuis en op kantoor werken voor een groot deel van de medewerkers in 2022 gemeengoed geworden. Onherroepelijk verandert daarmee de manier waarop medewerkers met elkaar en met de stad in verbinding blijven; dit gebeurt steeds meer tijd- en plaatsonafhankelijk. In 2022 wordt beleid geformuleerd dat aansluit bij deze nieuwe manier van werken met aandacht voor onder andere personeel, middelen, huisvesting, financiën en faciliteiten. 

Het optimaliseren van de toekomstgerichte en gebruiksvriendelijke digitale ondersteuning voor dit tijd- en plaatsonafhankelijk werken, is door de aanhoudende COVID-19 maatregelen, in de tijd verschoven en krijgt ook in 2022 aandacht. De geplande vernieuwingen op het gebied van infrastructuur en apparatuur zijn daarom gericht op flexibele inzet en draadloos gebruik. Daarnaast worden leveringen en onderhoud/reparatie van apparatuur voornamelijk vanuit huis mogelijk gemaakt.

Aandacht voor management en bestuur
In 2022 verwachten we een aantal ontwikkelingen die relevant zijn voor het management en het bestuur. 

Versterken controlfunctie
Vanaf het boekjaar 2022 moeten colleges van burgemeester en wethouders zelf een rechtmatigheidsverklaring afgeven bij de jaarrekening. De verbijzonderde interne controlefunctie wordt hierop ingericht in goed overleg met de externe accountant. Daarvoor wordt een actuele gemeentebrede risicoanalyse van de rechtmatigheid gemaakt. Het oorspronkelijke ingangsjaar 2021 is met een jaar opgeschoven.

Aandacht voor de processen en systemen
Alle bovenstaande ontwikkelingen vragen zowel om aandacht voor processen, systemen als voor de manier waarop we met elkaar werken. 

Datagedreven werken
In 2022 wordt verder invulling gegeven aan de in 2021 gekozen strategie voor datagedreven werken, met aandacht voor datageletterdheid, datamanagement en datagebruik. Er worden kennissessies en trainingen georganiseerd (datageletterdheid), medewerkers zetten data in voor het verbeteren van de grip op de werkprocessen (datagebruik), vastleggen van eigenaarschap van data en bepalen van eisen aan datakwaliteit staan op de agenda voor 2022 (datamanagement). Data-onderzoek, -ethiek, privacy en technologie maken onderdeel uit van deze drie aandachtsgebieden.
Het gebruiken van de data in de processen, voor beleidsvorming en -bijstelling, monitoring en evaluatie, creëert waarde voor de stad, de inwoners en ondernemers en de organisatie. Verdere concretisering van het datagedreven werken wordt onder andere vormgegeven door een nauwe verbinding aan de strategische agenda 2040. 

Voor het monitoren van de ontwikkeling van Zoetermeer op diverse aandachtsgebieden / domeinen wordt gewerkt aan een ‘Foto van de stad’. Deze foto in data & gegevens is een manier om aansluiting te vinden bij de datagedreven aanpak die we nodig hebben om het beleid rond Zoetermeer 2040 de komende jaren vorm te geven. Daarnaast ontwikkelen we langs deze praktische aanpak een passende data-infrastructuur.

Gegevensmanagement gaat over alle gegevens die in de werkprocessen van de organisatie worden gebruikt. In 2022 wordt voor een groot deel van deze processen in beeld gebracht wat het is, waar ze staan en hoe we ze beter kunnen gebruiken en beheersen. Eind 2022 is een stevige basis gecreëerd voor spelregels en principes, kwaliteitsraamwerk en terugmeldsysteem en een gegevenscatalogus met een overzicht van beschikbare gegevens.

Informatiebeveiliging en privacy
Zoetermeer monitort continu actuele ontwikkelingen en (toenemende) bedreigingen op het gebied van informatiebeveiliging en privacy. Waar nodig worden (extra) maatregelen genomen in het palet van preventie, signalering, drempels opwerpen en herstel. Maatregelen kunnen betrekking hebben op techniek, mens en proces.

De ICT werkplek en -infrastructuur is in 2022 aan vervanging toe; hierbij worden nieuwe technieken ingezet om de gebruikers zo optimaal mogelijk te beschermen tegen dreigingen op het gebied van informatieveiligheid.
In 2022 krijgt bewustzijn op het gebied van informatiebeveiliging & privacy opnieuw aandacht binnen de organisatie door (digitale) roadshows, workshops en games aan alle medewerkers aan te bieden. In de activiteiten rond bewustzijn wordt aandacht besteed aan de effecten van thuiswerken voor de bescherming van (persoons)gegevens. Voor nieuwe medewerkers wordt een workshop Informatiebeveiliging & Privacy een vast onderdeel van het ‘inwerkproces’. Tevens vindt in 2022 een evaluatie van het huidige privacybeleid plaats en bestaande processen voor onder meer het afhandelen van inzageverzoeken en datalekken worden waar mogelijk verbeterd.

Elke afdeling is zelf verantwoordelijk voor het onderwerp privacy. In 2022 wordt meer op deze eigen verantwoordelijkheid gestuurd. In 2021 hebben de trainingen van de Leertuinen privacy plaatsgevonden. Deze zijn onderdeel van een grotere transformatie voor het integraal werken en de daarbij horende gegevensverwerking die ook in 2022 wordt doorgezet.

Archief en informatiebeheer
Op het vakgebied van archief- en informatiebeheer is binnen Zoetermeer veel beweging. De aandacht voor het onderwerp en voor #goedinformatiebeheerloont vraagt ook komend jaar gemeentebreed veel aandacht. De hotspot Corona die door het college is vastgesteld, krijgt - na een start in 2021 - verdere uitwerking. Het doel: informatie die Corona-gerelateerd is van vernietiging uitsluiten, opdat deze vanuit onder meer historisch perspectief altijd bewaard blijft. 

De implementatie van een nieuw zaaksysteem wordt afgerond, in verschillende fasen worden processen in het zaaksysteem onderbracht, waarmee zaakgericht werken en daarmee verbetering van de dienstverlening en informatiebeheer verder vorm krijgt. Het in 2021 gerealiseerde digitaal archief (e-depot en pré-depot) wordt in gebruik genomen, gekoppeld aan een nieuwe bewaarstrategie gericht op meta-dateren, bewaren en vernietigen. 

Informatiebeheer adviseert gemeentebreed steeds meer en actiever over het goed beheren van informatie. Om de groeiende taak binnen het vakgebied te kunnen realiseren, wordt komend jaar de samenstelling en opzet van de afdeling Informatiebeheer onderzocht met als doel deze af te stemmen op de taken die zij heeft, advisering en kwaliteitsbewaking ten aanzien van het goed beheren van informatie.